Onboarding – dlaczego warto?

onboarding

Dużo mówi się o tym, jak ważne jest stworzenie dla nowego pracownika odpowiedniej atmosfery pracy, ułatwiającej mu początek drogi w nowej firmie. Przyswojenie wszystkich terminów i zasad obowiązujących w nowym środowisku, zdobycie sympatii współpracowników – to wszystko, z czym musi zmierzyć się każda nowo zatrudniona osoba. Pracodawcy coraz częściej starają się ułatwić nowym pracownikom ten pierwszy etap i zapewnić im wsparcie w postaci onboardingu. Czym jest onboarding, jak się za niego zabrać i zrobić to dobrze?

Onboarding to proces polegający na wdrożeniu nowego pracownika w nowe środowisko pracy i wspieraniu go przez pracodawcę. To wsparcie, które ma na celu przede wszystkim lepszą integrację nowego pracownika z organizacją, zapoznanie go z panującą w niej strukturą i kulturą pracy. W procesie onboardingu ważne jest oswajanie nowo przyjętej do firmy osoby z otoczeniem, a także umożliwienie jej nawiązywania kontaktów z innymi pracownikami w przyjaznej atmosferze i zintegrowanie się z zespołem. Dzięki temu nowy pracownik efektywnie wykonuje swoje obowiązki już od samego początku.

Etapy onboardingu

Proces adaptacji nowego pracownika dzieli się na 4 etapy, zwane 4C. Każdy etap odnosi się do innej sfery życia i odpowiada za inne kwestie działalności organizacji.

  • Compliance, czyli Procedury,

to element zatrudnienia wiążący się z kwestiami administracyjnymi. Na tym etapie pracownik dostarcza odpowiednią dokumentację do pracodawcy (np. świadectwa pracy, dyplomy), wypełnia dokumenty, podpisuje formularze, a pracodawca umożliwia mu rozpoczęcie pracy, przekazując np. dane do logowanie do niezbędnych w pracy kont internetowych/intranetowych.

  • Clarification, czyli Zadania i cele,

to prezentacja zadań, jakie będzie wykonywać pracownik, a także oczekiwania względem niego po stronie pracodawcy. Na tym etapie chodzi o to, by zarówno pracownik, pracodawca, jak i zespół, do którego dołączyła osoba zatrudniona, rozumieli cele nowego pracownika w ten sam sposób.

  • Culture, czyli Kultura,

to kultura organizacji wskazująca, jak pracować w firmie, aby osiągnąć wyznaczone cele.

  • Connection, czyli Relacje,

to element adaptacji pracownika wiążący się z integracją z zespołem a także z poczuciem misji firmy. Te elementy sprawiają, że nowo zatrudniony pracownik identyfikuje się z firmą i czuje się w środowisku tak dobrze, że chętnie do niego wraca.

Jak zrobić dobry onboarding w firmie? Przede wszystkim warto pamiętać, żeby zacząć ten proces już przed pojawieniem się nowego pracownika w pracy. Należy zadbać zarówno o przygotowanie odpowiedniego miejsca do pracy (stanowisko, biurko, komputer), jak i o elementy dodatkowe, takie jak np. wydrukowanie wizytówek czy założenie skrzynki e-mail. Jeśli faktycznie tak się dzieje, warto poinformować o tym pracownika – dzięki temu wzrośnie jego poczucie, iż jest oczekiwany i zostanie dobrze przyjęty.

Poziomy onboardingu

Onboarding w firmie, w zależności od branży i sposobu jej organizacji, może wyglądać różnie, jednak w każdym przypadku, przy zatrudnianiu nowego pracownika, odbywa się proces adaptacyjny. Od firmy zależy, czy będzie mieć on wygląd bardziej formalny, czy nieformalny. Niemniej w każdej organizacji można wyróżnić 3 poziomy onboardingu:

 

1: Onboarding pasywny

2: High Potential Onboarding

3: Onboarding proaktywny

 

Na poziomie Onboardingu pasywnego firma organizuje formalny proces adaptacji, w którym skupia się na Procedurach, ignorując częściowo lub całkowicie obszar Zadań i celów i nie biorąc pod uwagę pozostałych elementów (Kultura, Relacje).

Organizując proces adaptacyjny na poziomie High Potential Onboarding firma skupia się na obszarze Procedur i Zadań i celów. W niewielkim stopniu bierze też pod uwagę etapy Kultury i Relacji.

Na poziomie Onboardingu proaktywnego firma prowadząca proces adaptacyjny bierze pod uwagę w sposób uporządkowany wszystkie 4C. Jednak takie podejście do onboardingu jest rzadkie.

Adaptacja nowego pracownika – dlaczego jest tak ważna?

Dlaczego onboarding jest tak istotnym procesem? Przede wszystkim dlatego, że proces zatrudniania nowego pracownika często jest długotrwały i kosztowny, pracodawcy zależy więc na zatrzymaniu pracownika, który został zrekrutowany. Badania pokazują tutaj, że w firmach, w których zastosowano proces adaptacyjny pracownicy pozostają dłużej:

Onboarding online

Funkcja onboardingu pojawia się już również na platformach internetowych. GroMar zrealizował projekt dla jednego z klientów, polegający na wdrożeniu onboardingu na swoim autorskim narzędziu, czyli Platoformie e-learningowej, zarówno w wersji LearnWay2, jak i LearnWay3.

Na LearnWay 2 onboarding polega na wyborze w edycji szkolenia opcji Onboarding na TAK. W takim przypadku każdy nowy uczestnik dodany do platformy jest zapisywany na takie szkolenie.

platforma LearnWay

Natomiast na platformie LearnWay3 przypisujemy do szkolenia onboarding w postaci grupy i struktury organizacji. W takim przypadku każda nowo dodana osoba do takiej grupy lub struktury będzie zapisana na szkolenie, w którym to ustawiono:

platforma LearnWay

Korzyści onboardingu online

Korzyści z wdrożenia onbordingu na platformie polegają przede wszystkim na lepszym zorganizowaniu tego procesu – zautomatyzowaniu go i tym samym na oszczędności czasowej. Nowy pracownik są jest bowiem z automatu zapisywany na niezbędne mu szkolenia (np. BHP), które musi przejść od razu po zatrudnieniu. Dzięki temu jedyna praca administratora polega na założeniu nowego konta dla nowego pracownika.

Warto wspomnieć, że onboarding może być wyznaczony tylko dla danego stanowiska, albo dla danej struktury w organizacji (np. wszyscy dyrektorzy przechodzą to samo szkolenie).

Grywalizacja w onboardingu

Ciekawostką z pewnością będzie to, że nowoczesny onboarding wykorzystuje nie tylko nowoczesne narzędzia (takie jak platforma e-learningowa), ale również inne nowoczesne rozwiązania i sięga po popularną w ostatnich latach grywalizację. Wprowadzenie nowego pracownika w rolę, jaką będzie pełnić, za pomocą gry online zawierającej elementy gry, zabawy, czy zdobywania punktów, z pewnością ułatwi mu zrozumienie, jak będzie wyglądać jego codzienna praca. Takie rozwiązanie dodatkowo zmotywuje nowego pracownika (szczególnie tego, który rozpoczyna swoją pierwszą pracę), pokazując mu, że ma do czynienia z firmą nowoczesną i zorientowaną w trendach, co daje dobre rokowania na przyszłość.

 

Odwołując się zatem do pytania Czy warto i czy jest to konieczne? TAK – warto, TAK – jest to konieczne. Dobrze zrealizowany onboarding pozwoli nie tylko na lepszą adaptację nowego pracownika,  oraz na zatrzymanie go w firmie na dłużej, ale także na oszczędność czasu i pieniędzy poświęconych na rekrutację.

 

Onboarding – dlaczego warto?
5 (100%) 1 głos[ów]