Mijają: tydzień, drugi, trzeci, piąty, dziesiąty. Dni wydają się takie same, praca – dom – praca – dom i tak dalej… W natłoku codziennych obowiązków tracimy poczucie czasu i może się zdarzyć, że coś ważnego umyka nam bezpowrotnie. Czasami trzeba się więc zatrzymać, rozejrzeć dookoła i pomyśleć, jak nie stracić z widoku tego, co najcenniejsze. Pierwszym krokiem do sukcesu może być wprowadzenie rozwiązań, które pozwolą na bardziej efektywne zarządzanie swoim czasem.
Nawet jeśli nie macie poczucia, że życie przecieka Wam przez palce, powinniście zastanowić się, jak wykorzystać każdą chwilę w 100 procentach. No może prawie w 100 procentach, ale musimy przecież dążyć do ideału, prawda? Zapytajcie siebie o to, jak zarządzacie swoim czasem, czy w ogóle nim zarządzacie i w jaki sposób organizujecie swoje życie. Nie sztuką jest pracować ciężko, a mądrze. Spróbujcie więc skontrolować czas, który spędzacie w pracy i podnieść jego wydajność, zamiast decydować się na kolejne nadgodziny.
Co pomoże w zarządzaniu czasem?
Na pewno warto zacząć od sposobów najprostszych i powoli wdrażać się w nowe zasady życia. Możecie do tego wykorzystać na przykład: terminarze, kalendarze do umawiania spotkań, karteczki samoprzylepne na biurko, a jeśli to nie pomaga – duże tablice korkowe na ścianę. Musicie jednak pamiętać, że same narzędzia zdecydowanie nie wystarczą, jeśli nie będziecie z nich korzystać! Jeżeli już zaopatrzyliście się w zestaw narzędzi „przypominajek” czas zacząć ich używać. I to systematycznie! Wypełniajcie je więc, zaglądajcie, kontrolujcie, czy są i jakie efekty przynoszą Wasze notatki oraz wyciągajcie wnioski – co można zrobić lepiej. Dopiero wtedy będzie widać wyniki wprowadzanych zmian.
Oczywiście z pomocą mogą Wam też przyjść najnowsze zdobycze techniki i nowe technologie, chociażby aplikacje do urządzeń mobilnych, które w doskonały sposób mogą przypominać o najbliższych, jak i tych dalszych planach. Na pewno pomocne będą aplikacje służące do skutecznego i szybkiego zarządzania zadaniami i projektami (np. Nozbe, Trello, Click up) czy komunikacji z nimi związanej (np. Slack). Przyda się również narzędzie pozwalające na sprawne kontrolowanie połączeń telefonicznych, ułatwiające zapisywanie planowanych rozmów i współpracujące z książką telefoniczną (np. Any.do). Z tą aplikacją nie zapomnimy o żadnym połączeniu, a program przypomni nam o nieodebranych rozmowach. Pomocne mogą być programy do wyświetlania w jednym miejscu ważnych dla Was informacji, np. o zaplanowanych zadaniach, prognozie pogody czy urodzinach znajomych i krewnych (jak EasilyDo). Są też programy do monitorowania czasu pracy przy komputerze, których używanie także daje dobre efekty, a możliwość przygotowywania raportów pozwala na efektywniejsze zarządzanie zespołem. Nie zapominajmy również o narzędziach usprawniających codzienne obowiązki, typu systemy do automatyzacji, email marketingu, systemy CRM, a także platformy HR, HCM czy LMS.
Pierwsze cele
Najważniejsze jest jednak wyznaczenie sobie priorytetów i realnych celów. Tak, by nie było rozczarowania, że nie udało się ich spełnić, a zmiany nie mają sensu. Wierzymy przecież w sukces naszych działań. Jeśli do tej pory wyznaczaliście sobie kilka najważniejszych celów, czas to zmienić. Spróbujcie wyznaczać sobie większe zadania na miesiąc, mniejsze na tydzień, jeszcze drobniejsze na dany dzień. Wybierzcie jedno zadanie, na którym Wam najbardziej zależy i realizujcie je krok po kroku. Zrobicie je na pewno o wiele lepiej niż kilka rzeczy naraz. I da Wam to o wiele więcej satysfakcji. Niezbędne jest też to, aby pamiętać o priorytetach, a więc wyznaczaniu sobie zadań, które są dla Was najważniejsze i najpilniejsze. Zawsze musicie zacząć od tych celów, które mają wpływ na przyszłość Waszą i Waszej firmy. Pozostałe możecie sobie zostawić „na później”.
Oczywiście musicie też pamiętać o rytmie tygodniowym i dziennym. W ciągu tygodnia układajcie sobie tak pracę i sprawy prywatne, żeby mieć czas na więcej. Przynajmniej raz w tygodniu (np. wieczorem) znajdźcie godzinę lub dwie na to, by gdzieś wyjść, spotkać się ze znajomymi. To wpłynie na lepszy nastrój i większą chęć do pracy. Kiedy musicie na przykład iść do lekarza, zaplanujcie pracę tak, by nie ucierpiała na Waszej absencji. Część obowiązków przełóżcie na inny dzień lub tydzień. Zadania, które uznacie za nieważne wyrzućcie w ogóle z Waszego harmonogramu. I tak powoli, porządkujemy harmonogram, by zarządzać czasem w sposób jak najbardziej efektywny.
Pierwsze efekty
Kiedy już zaczniecie organizować swój czas zobaczcie, jak szybko przynosi to rezultaty. Osoby wdrażające nowe narzędzia zarządzania czasem ze zdumieniem zauważają, że nie zapominają już o jedzeniu czy urodzinach przyjaciela. Mają też więcej czasu na wypoczynek i swoje hobby. I wcale nie wpływa to negatywnie na ich pracę. Wręcz przeciwnie! Przełożeni chwalą ich za zwiększenie efektywności i lepsze wyniki. Wiadomo przecież od dawna, że wypoczęty i zadowolony pracownik po prostu lepiej wykonuje swoje obowiązki. Zadowolone oczywiście są też rodziny – mają więcej czasu dla siebie, częściej organizują wyjazdy weekendowe.
Work-life balance
Wprowadzając zmiany w zarządzaniu swoim czasem pamiętajcie o najważniejszym, czyli work-life balance. Musicie odpowiednio zrównoważyć czas poświęcany na pracę i życie prywatne. Nie można doprowadzić do tego, by nasze obowiązki służbowe zdominowały czas, który powinniśmy przeznaczyć dla rodziny lub znajomych. Praca nie może stać się całym Waszym życiem, nawet dla tych, którzy kochają to, co robią! 🙂 Postawienie tylko na karierę może szybko skończyć się wypaleniem zawodowym, pracoholizmem i chorobami. Stres w miejscu pracy, spełnianie wymagań przełożonych i rywalizację z innymi musimy równoważyć czasem spędzanym na wypoczynku z najbliższymi czy zabawie z dziećmi.
Oczywiście może się też zdarzyć, że będziecie potrzebować wsparcia w umiejętnym zarządzaniu czasem – swoim lub swoich pracowników. Skontaktujcie się wtedy z nami. Razem postaramy się znaleźć rozwiązanie i opracować strategię odpowiednią dla Waszej organizacji. Zachęcamy również do zapoznania się z naszym szkoleniem online na temat zarządzania czasem.
A może macie swoje sprawdzone, inne niż opisane wyżej metody zarządzania czasem? Jeżeli chcecie się nimi z nami podzielić – czekamy na kontakt.
