Trwają prace nad nowym projektem ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych. Za jej nieprzestrzeganie i popełnione nadużycia firmom może grozić nawet do 30 mln zł kary. Jak tego uniknąć? Jak już dziś przygotować swoją firmę na nadchodzące zmiany prawne? Odpowiedzią i koniecznością jest system compliance w firmie. Ale czym właściwie jest compliance i jak go wdrażać w organizacji?
_
Czym jest compliance?
Pojęcie „compliance” w dosłownym tłumaczeniu oznacza po prostu zgodność. Jednak jest ona rozumiana dosyć szeroko. Chodzi zarówno o zgodność z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa (tymi o charakterze karnym, ale nie tylko) jak i normami pozaprawnymi.
Jednak compliance to nie tylko zbiór reguł, przepisów i procedur. To cały szereg zintegrowanych ze sobą działań i standardów, których organizacja zobowiązana jest przestrzegać.
Compliance oznacza zatem zorganizowanie przedsiębiorstwa w taki sposób, aby prowadziło działalność zgodnie z przepisami prawa. A wszystkie działania, które mają w tym pomóc tworzą system zarządzania zgodnością (czyli tzw. Compliance Management System, w skrócie CMS).
_
System zarządzania zgodnością
Stworzenie systemu Compliance w firmie ma na celu przede wszystkim zapobieganie wszelkim naruszeniom i nieprawidłowościom. W przypadku gdy takie uchybienia się pojawią, system powinien umożliwić szybkie ich wykrycie i ustalenie odpowiedzialności. System ma także za zadanie chronić organizację przed karami, stratami finansowymi czy utratą reputacji.
System compliance to wzorzec zachowań i postępowań, którego wszyscy członkowie organizacji powinni przestrzegać na bieżąco. Dotyczy to nie tylko pracowników i kadry zarządzającej. Także partnerów biznesowych i kontrahentów. Wszystkie osoby współpracujące z organizacją powinny znać zakres obowiązujących w niej procedur, a przede wszystkim potrafić je stosować w praktyce.
_
Jak wdrożyć system compliance w firmie?
System zarządzania zgodnością dotyczy bardzo wielu obszarów organizacji i wpływa na szereg prowadzonych procesów. Począwszy od spełniania wymogów w momencie rekrutacji nowych pracowników i zawarcia z nimi umowy o zatrudnieniu. Przez etap onboardingu, wprowadzenie do obowiązujących procedur, których należy przestrzegać. A także włączenie działań z zakresu reskillingu, doszkalania i edukacji pracowników w zakresie przestrzegania zgodności.
Wdrożenie systemu compliance w firmie warto podzielić na dwa obszary – wewnętrzny i zewnętrzny. Obszar wewnętrzny powinien skupiać się na edukowaniu pracowników oraz uświadamianiu im, że ich działania wpływają na całą organizację. A każde zaniedbanie może doprowadzić do konsekwencji prawnych. Obszar zewnętrzny to zakres działań dotyczący klientów, podwykonawców, kontrahentów oraz instytucji prawnych. Tutaj głównym obowiązkiem organizacji jest ochrona danych osobowych i zachowywanie tajemnic zawodowych. To także wszelkie działania antykorupcyjne, zapobieganie manipulacji czy zgłaszania naruszeń (tzw. whistleblowing).
_
LMS LearnWay – narzędzie do stworzenia systemu compliance w firmie
Pomocnym rozwiązaniem do wprowadzenia systemu compliance w firmie będzie platforma LMS LearnWay. To kompleksowy system, który pozwoli stworzyć wewnętrzną firmową bazę wiedzy. Można w niej umieścić zbiór wszystkich regulaminów, przepisów i najważniejszych dokumentów, a co najważniejsze dzięki funkcji raportów uzyskać udokumentowane potwierdzenie, że pracownicy zapoznali się z nimi, a tym samym organizacja spełniła kluczowe wymogi. Platforma LearnWay pomoże nie tylko w upowszechnieniu procedur dotyczących compliance. To świetne narzędzie do onboardingu i wdrożenia nowych pracowników, przeprowadzenia szkoleń online czy webinarów oraz do weryfikacji wiedzy i kontrolowania całego procesu. A szczególnie monitorowanie i raportowanie jest kluczowe do spełnienia standardów prawnych i działania organizacji zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami.
Już teraz skontaktuj się z nami i wypełnij poniższy formularz. Eksperci GroMar podpowiedzą Ci jak wykorzystać LMS LearnWay do stworzenia systemu compliance w Twojej firmie. A może potrzebujesz szkolenie dedykowane w tym temacie? Napisz do nas, a pomożemy Ci znaleźć optymalne rozwiązanie najlepiej dopasowane do potrzeb Twojej organizacji i Twoich pracowników!
