Dobry brief w 13 krokach: jak pisać specyfikację projektu e-learningowego?

Dobry brief to pierwszy krok do udanej realizacji. Poszukiwanie odpowiedzi na poniżej wymienione pytania uruchomi w Twojej organizacji dotychczas nieodbyte dyskusje i rozszerza horyzonty Waszego projektu. Nasi elearning eksperci na bazie ponad kilku tysięcy przykładów przygotowali zestaw niezbędnych elementów dobrego briefu. Naprawdę warto poświęcić czas i doszlifować wszystkie te szczegóły przed wysłaniem specyfikacji projektu do jego potencjalnych wykonawców. Na jakie pytania musisz sobie odpowiedzieć?

1. Kim jesteście?

Kim jesteście? Czym się zajmujecie? Dokąd zmierzacie? Jaka jest Wasza misja i wizja? Po co istniejecie?

 

W kilku zdaniach opisz swoją firmę. Pozwoli to w pierwszych sekundach ocenić dostawcy, czy potrafi skutecznie pracować z takimi podmiotami jak Twój o podobnej wielkości, czy branży. Już na tym etapie pojawią się pierwsze punkty styku i relacja między obiema firmami.

2. Jakie są Twoje i Twojej firmy doświadczenia z e-learningiem?

Realizowałeś już osobiście jakieś kursy online? Macie swoją platformę szkoleniową w firmie? A może pracujesz z samymi przeciwnikami cyfryzacji i napotykasz silny opór wobec e-learningu?

 

Opisz Wasze doświadczenia, aby dostawca wiedział, w jakiej formie przygotowywać materiały z ofertą i na które elementy w komunikacji projektu położyć największy nacisk. Jeśli to Twoje pierwsze spotkania z e-learningiem, zapoznaj się z 14 najpopularniejszymi pytaniami od działów HR w temacie szkoleń online.

3. Jaka jest idea projektu?

Na czym Ci finalnie zależy? Do jakiej zmiany będą Ci przydatne takie narzędzia rozwoju online? Co zaszczepiło w Tobie pomysł wdrożenia e-learningu? Jaki proces w Twojej organizacji wywołał tę potrzebę?

 

Skróć w kilku słowach wizję Twojego projektu e-learningowego. Każda wskazówka pomysłodawcy może być bardzo cenna. Wskaż, jakiej rewolucji chcecie dokonać w Waszej organizacji. Opowiedz o tym, jakie przewidziałeś dla e-learningu role i funkcje.

4. Jakie są cele biznesowe szkolenia online?

Twoim celem jest zwiększenie obrotów poprzez poprawę jakości obsługi Klienta, czy może lepsza sprzedaż danego towaru dzięki szkoleniom produktowym? Chcesz, aby e-learning był źródłem bezpośrednich zysków, czy może inwestycją w benefity pozapłacowe dla pracowników?

 

Opowiedz o tym, jakie warunki biznesowe musi spełnić finalny produkt, abyś poczuł, że przyniósł realną korzyść Twojej organizacji. Jakiego zwrotu z inwestycji oczekujesz? Jeśli zastanawiasz się, jak mierzyć rentowność e-learningu i czy to się opłaca, sprawdź jeden z naszych artykułów tutaj.

5. Jaka jest docelowa grupa odbiorców?

Kurs jest przeznaczony dla Twoich Pracowników, czy może dla Klientów Twoich salonów? Kim są odbiorcy? W jakim są wieku? Jak często mają do czynienia z urządzeniami mobilnymi lub komputerami?

 

Znajomość docelowego odbiorcy szkoleń jest dla ich twórcy absolutną podstawą, aby rozpocząć prace.

6. Jakie wymagania techniczne ma spełniać projekt?

Ma sprawnie działać na Androidzie, czy na iOS? Będzie używany na komputerach stacjonarnych, czy może na smartfonach? Ile osób jednocześnie w maksymalnej wersji będzie z niego korzystać?

 

Przed wysłaniem briefu sprawdź, jakie urządzenia dominują w Twojej firmie. Ustal, ilu Pracowników i gdzie będzie realizować szkolenia – w pracy, a może w domu?

7. Jaki jest budżet projektu?

Najczęściej wiesz, ile maksymalnie jesteś w stanie przeznaczyć na pojedyncze szkolenie lub całą platformę z gotowymi szkoleniami. Masz wątpliwości, czy podawać tę kwotę potencjalnym dostawcom w obawie o zawyżanie potencjalnych kosztów?

Tak, zdecydowanie warto. Już na samym starcie współpracy i dostawca i Klient będą wiedzieć, czy porozumienie między firmami jest możliwe. Dzięki temu od razu są w stanie określić, jak interaktywny i zaawansowany technologicznie może być produkt dedykowany Twojej firmie. Może warto zwiększyć przewidywany budżet w imię użycia technologii VR/AR, czyli wirtualnej rzeczywistości?

8. Jaki jest czas realizacji?

Kiedy chcesz mieć gotowe szkolenie?
Czy jest jakiś deadline?

 

Określ, jaki jest przewidywany termin finalizacji projektu.

9. Jakie są dla Ciebie najważniejsze kryteria wyboru Partnera?

Na co zwracasz uwagę? Z kim wolisz pracować? Jakie cechy powinna mieć ta osoba lub firma? Przekonują Cię odpowiednie case studies, czy może dobra obsługa i wygodny kontakt?

 

Dzięki tej wiedzy łatwiej personalnie dopasować specjalistę, który będzie odpowiadał Twojemu charakterowi i z którym lepiej będzie Ci się pracowało. Projekty e-learningowe potrafią trwać wiele miesięcy, więc dobrze mieć sprawdzonego i zaufanego człowieka po drugiej stronie stołu.

10. Bez jakich funkcjonalności Twojego szkolenia i/lub platformy się nie obejdzie?

Co miesiąc musisz robić raport dla prezesa? Twoi Pracownicy zgłaszają, że najchętniej słuchają audiobooków, ale za to nienawidzą czytać? Centrala często wykorzystuje webinary w codziennej komunikacji?

 

Pomyśl, jakiego typu raportów będziesz potrzebować do analizy efektów szkoleń. Zaproponuj formy przekazywania treści, które najlepiej dopasują się do Twojej organizacji. Sprawdź w ankietach wewnętrznych preferencje swojego Zespołu, podobnie jak firma OCHNIK (case study znajdziesz tutaj).

11. Jakie znasz przykłady podobnych rozwiązań?

Czy na rynku jest już podobny produkt?
Słyszałeś już o takim szkoleniu?

 

Wskaż w briefie wzory i inspiracje, na których zbudowałeś swój e-learningowy pomysł. Takie punkty odniesienia pozwolą oszacować skalę projektu i lepiej nakreślić całą wizję.

12. Jakiego oczekujesz wsparcia powdrożeniowego i obsługi Twojej platformy?

Masz swój dział IT w firmie?

 

 

Jeśli tak, przed wysłaniem briefu omów z nimi cały projekt i ustal, na których etapach są w stanie go wesprzeć. Jeśli nie, zapisz w briefie, że będziesz potrzebować partnera projektu, który będzie z Tobą cały czas, a nie jedynie dostawcy, który ma tylko przygotować oprogramowanie.

13. Z kim i w jakiej formie najlepiej się kontaktować w sprawie projektu?

W jakiej formie otrzymamy feed back? Kto dokładnie z Twojej organizacji należy do Zespołu projektowego, pracującego nad e-learningiem? Kto jest osobą decyzyjną w tej sprawie?

 

Te dane znacznie usprawnią efektywne działania, pokonywanie kolejnych kamieni milowych, wszelkie akcepty i analizy Waszych uwag.

Chcesz wiedzieć więcej na temat przygotowywania odpowiedniego briefu? Chętnie bezpłatnie pomożemy Ci w pracach nad projektem briefu, jak i wdrożeniem e-learningu w Twojej firmie. Skontaktuj się z nami i porozmawiajmy!