Feedback, jako informacja zwrotna to ważne narzędzie rozwojowe przydatne w każdej organizacji. Jednak nie zawsze działa ono dokładnie tak, jak powinno, zdarza się, że może nawet zaszkodzić i zdemotywować pracowników. Wtedy z pomocą przychodzi feedforward!
Feedback czy feedforward?
Warto przypomnieć, że feedback, jest wykorzystywany do udzielania informacji zwrotnej o jakości wykonanej pracy, zrealizowanych zadaniach i postawach pracowników. Feedback koncentruje się na zdarzeniach z przeszłości, a przekazywany komunikat z założenia powinien być obiektywny. Jednak w większości przypadków stosowanie feedbacku przypomina próby wysnucia wniosków z popełnionych błędów, omawia niedociągnięcia i niespełnione oczekiwania. Chociaż menedżerowie znają zasady feedbacku, nie zawsze się do nich stosują. Raczej wyrażają swoją ocenę na temat postawy pracownika, bliższą do krytyki niż wartościowy, konstruktywny przekazu.
Natomiast feedforward z założenia ma pozytywny wydźwięk. Zamiast koncentrować się na tym, co poszło nie tak, pokazuje co można zrobić lepiej. Usprawnia komunikację między menadżerem a pracownikiem, który po otrzymaniu pochwały jest o wiele bardziej zmotywowany do działania. Feedforward jest pomocnym narzędziem w rozwoju pożądanych umiejętności i zmianie zachowań, a także w zwiększeniu szans na sukcesy w przyszłości.
O ile feedback odnosi się do tego, co minęło i czego już nie da się zmienić, feedforward oznacza proaktywność. Pozwala przewidywać przyszłość na podstawie wcześniejszych pomyłek oraz uczy jak efektywnie im zapobiegać.
Autorem tej metody jest wybitny badacz w dziedzinie zarządzania prof. Marshall Goldsmith. Według jego koncepcji feedforward skupia się na pozytywnym wyobrażeniu przyszłości i jest prowadzony z inicjatywy osoby go stosującej, np. menedżer/lider zespołu -> podwładny pracownik. Metoda może być wykorzystywana podczas spotkań zarówno twarzą w twarz, jak i większym zespole.
5 kroków, jak stosować feedforward:
- Jasno i precyzyjnie określ swój cel
- Proś współpracowników o porady i bądź otwarty na ich sugestie
- Zapamiętaj otrzymane wskazówki i przyswajaj zdobytą wiedzę
- Dziękuj za wszystkie cenne porady, nie oceniaj i nie krytykuj
- Powtarzaj powyższe kroki z innymi osobami i zbieraj nowe doświadczenia
Feedforward skupia się na rozwiązaniach. Ma służyć przekonaniu, że zawsze można coś poprawić i osiągnąć jeszcze lepsze rezultaty. Zamiast analizować porażkę dużo lepszy efekt osiągniemy po przekształceniu pomyłki, w coś, nad czym możemy jeszcze popracować.
Przykład:
Menedżer jest niezadowolony, że pracownik podczas spotkania z klientem zapomniał poinformować o ważnej propozycji z oferty (np. jednym z produktów promowanym w danym okresie) lub nie zapytał klienta o wysokość budżetu na realizowany projekt.
Pozytywny feedforward:
Zamiast mówić o tym, co pracownik zrobił źle, menedżer powinien skupić się na pozytywach, np. powiedzieć „Pamiętaj, aby następnym razem opowiedzieć o produkcie X” lub „Podczas kolejnej rozmowy pamiętaj zapytać o budżet przeznaczony na projekt Y”.
Dlaczego feedforward jest ważny?
– Jest skoncentrowany na samodoskonaleniu i automotywacji
Feedforward pomaga rozwijać przydatne umiejętności. Zamiast wskazywać na popełnione błędy czy niedociągnięcia dąży się do bycia jeszcze lepszym. Bycie docenionym podnosi poczucie własnej wartości i lepiej wpływa na skuteczność kolejnych działań w przyszłości.
– Feedforward unika oceny i osądu
Przekazana informacja zwrotna, ponieważ wymaga dyskusji o błędach, niedociągnięciach i problemach jest często postrzegana jako negatywna. Feedforward jest prawie zawsze odbierany pozytywnie i zwiększa szanse na poprawę, tego, co się nie udało.
– Pochwała najlepiej motywuje
Nawet jeśli zdarzył się błąd, zamiast go omawiać zdecydowanie lepiej podkreślić to, co zostało zrobione dobrze. Pracownik, który dowiaduje się, że coś zrobił źle, z obawy przed kolejną reprymendą traci motywację do działania, staje się bierny i może popełniać kolejne błędy.
– Nie jest tak osobisty jak feedback
Każda otrzymana informacja zwrotna jest traktowana bardzo personalnie i odbija się negatywnie, jeśli niesie ze sobą krytykę. Feedforward w odniesieniu do dalszych działań stanowi zbiór porad na przyszłość oraz wsparcie dla pracownika jak może działać jeszcze lepiej i efektywniej.
– Feedback i feedforward mogą być stosowane wymiennie
Obie metody mogą się wzajemnie uzupełniać i dotyczyć tych samych obszarów rozwojowych. W ten sposób relacja menadżer-pracownik staje się bardziej partnerska, a przełożony jawi się w roli coacha niż krytyka.
– Jest łatwiejszy w odbiorze, a otrzymaną wiedzę można lepiej przyswoić
Pracownik nie szuka wymówek ani usprawiedliwień dla swoich pomyłek, nie ma poczucia winy. Utrwala i zapamiętuje pozytywny komunikat, który wpływa na jego postawę w przyszłości.
Co wybrać?
Feedback jest ważnym procesem i warto o niego zadbać w swojej organizacji. O tym jak budować kulturę feedbacku w firmie opowiedzieliśmy w jednej z pigułek wiedzy. Umiejętnie przeprowadzony feedback w połączeniu z konsekwentnym feedforward stanowi ważne narzędzie rozwojowe i pomaga poprawiać standardy w firmie. Zanim zdecydujemy się na zastosowanie konkretnej metody trzeba zastanowić się nad tym, jaki cel i efekt chcemy uzyskać. Feedforward utrwali skuteczność pracy, a feedback przyda się w bardziej rygorystycznych sytuacjach, np. podczas rozmów dyscyplinarnych i łamania obowiązujących zasad.
