Wartością każdej firmy jest jej unikalne know-how, które wpływa nie tylko na efektywniejszą realizację celów biznesowych, ale także na większą skalowalność i zdobycie przewagi rynkowej. Dlatego aby sprawnie zarządzać know-how i dzielić się wiedzą w organizacji niezbędna jest firmowa baza wiedzy. Co to jest firmowa baza wiedzy i co powinno się znaleźć w bazie wiedzy w każdej organizacji?
_
Co to jest firmowa baza wiedzy?
Firmowa baza wiedzy to uporządkowany zbiór dokumentów, instrukcji, regulaminów i procedur stosowanych w organizacji. Stanowi źródło najważniejszych informacji o firmie, a przede wszystkim umożliwia ich łatwe odnalezienie. To repozytorium materiałów wdrożeniowych, szkoleniowych i wszystkich plików, które są niezbędne do wykonywania codziennych obowiązków. Firmowa baza wiedzy ma na celu wsparcie pracowników w procesie uczenia się i ułatwić proces onboardingu, aby nowozatrudnione osoby jak najszybciej stały się produktywnymi pracownikami.
Baza wiedzy ma także pomóc zaoszczędzić czas na poszukiwaniu konkretnej wiedzy lub dokumentów. Zazwyczaj takie pliki są przekazywane mailowo, co prowadzi do sytuacji, w której pracownik po prostu się gubi i nie może odnaleźć tego, czego w danej chwili potrzebuje.
Jak dowodzą badania przeprowadzone przez McKinsey, pracownicy poświęcają prawie 20% swojego tygodniowego czasu pracy na wyszukiwanie wewnętrznych informacji czy dokumentów. Często wymaga to angażowania i wsparcia od innych współpracowników, a czasem także żmudnego „śledztwa” w zapomnianych katalogach, folderach czy archiwach. Ten czas można zaoszczędzić nawet o 35%, jeśli firma zainwestuje w budowanie bazy wiedzy.
_
Co powinno się znaleźć w firmowej bazie wiedzy?
Budowanie bazy wiedzy powinno być kluczowym zadaniem w każdej organizacji. Dlaczego? Uporządkowanie wszystkich firmowych informacji i dokumentów, a przede wszystkim zebranie ich w jednym, ogólnodostępnym miejscu, pozwala uniknąć sytuacji, w której wraz pracownikiem odchodzi część firmowego know-how.
Dodatkowo, taka „firmowa wikipedia” ma na celu ułatwić pracownikom zapoznanie się z misją i wartościami organizacji, a także szybkie skojarzenie i orientację w tym, kto i za co jest odpowiedzialny.
_
Co dokładnie może zawierać firmowa baza wiedzy?
- Informacje dotyczące misji i kultury firmowej (np. opis firmowych zwyczajów i tradycji, wspólnych wydarzeń jak Święta czy Urodziny),
- Opisy procedur zarządzania organizacją (np. dotyczących rekrutacji czy procedur wdrożeniowych),
- Opisy poszczególnych stanowisk (kto i za co jest odpowiedzialny),
- Materiały brandingowe (m.in. szablony prezentacji, papier firmowy, brand booki, logo, stopki mailowe),
- Regulaminy oraz instrukcje (np. jak korzystać z drukarki lub ekspresu do kawy, jak dodać stopkę mailową do programu pocztowego),
- Słowniki, poradniki (np. wyjaśnienie słownictwa branżowego i stosowanej terminologii),
- Strategia biznesowa i strategia marketingowa firmy,
- Dokumentację projektową (np. szablon briefa, wymagania, niezbędne dokumenty),
- Opis standardów świadczenia usług i obsługi klienta.
Materiały udostępniane w firmowej bazie wiedzy warto podzielić także na te, które będą dostępne dla wszystkich pracowników oraz na dostępne tylko dla wybranych działów lub stanowisk.
_
Budowanie bazy wiedzy – co trzeba wiedzieć?
Od czego zacząć budowanie bazy wiedzy? Na początek warto uporządkować nie tylko wewnętrzne zasoby wiedzy, ale także cały proces tworzenia, gromadzenia i udostępniania danych. W tym celu warto zainwestować w profesjonalny program do tworzenia bazy wiedzy, który pomoże zabezpieczyć firmowe know-how, ułatwi dostęp do niego i skróci czas poszukiwania najważniejszych informacji.
Szybki i łatwy dostęp do firmowych aktualności to nie wszystko. Liczy się także bezpieczeństwo gromadzonych danych. Dobry program do tworzenia bazy wiedzy powinien być przede wszystkim funkcjonalny i umożliwiać zarządzanie wiedzą zgodnie ze strukturą organizacji. Oprócz zebrania w jednym miejscu firmowej dokumentacji, warto zwrócić uwagą na zarządzanie dostępem do niej przez właściwe osoby. Materiały takie jak wzór wniosku o urlop mogą być dostępne dla wszystkich, ale już nie każdy pracownik powinien mieć wgląd do informacji przeznaczonych dla zarządu czy księgowości.
Budowanie bazy wiedzy oraz jej regularna aktualizacja z pewnością pomoże w zwiększeniu motywacji pracowników oraz ich poziomu zadowolenia i satysfakcji z wykonywanych obowiązków. Oszczędzając czas na poszukiwaniach treści, staną się bardziej produktywni a dzięki temu szybciej przejdą przez proces szkoleniowy. To także gwarancja niższych kosztów nie tylko samego szkolenia, ale i wdrażania nowych osób.
_
Program do tworzenia bazy wiedzy
Chcesz sprawniej zarządzać wiedzą w swojej organizacji? Poznaj program do tworzenia bazy wiedzy, który wzniesie Twoją firmę na wyższy poziom? Pomoże Ci w tym Platforma LMS LearnWay! Skontaktuj się z naszymi ekspertami, by uzyskać dostęp demo i przekonaj się sam!
