Onboarding: kompletny poradnik o onboardingu pracowników

Pierwszy dzień w nowej pracy dla każdego z nas to bardzo stresujące, wyjątkowe przeżycie. Bardzo wiele zależy od procesów wdrożeniowych dla zrekrutowanych pracowników, jakie stosuje u siebie nasz nowy pracodawca. Liczy się dobra atmosfera i miłe przyjęcie przez współpracowników. Na nowej drodze czeka na nas poznanie nowych zasad i procedur oraz specyfiki danej firmy i branży. Coraz częściej pracodawcy decydują się na ułatwienie tego początkowego okresu nowo zatrudnionym i zapewniają im wsparcie w postaci onboardingu.

Co to jest onboarding? Jak wdrożyć onboarding w firmie i jak zrobić to dobrze? O czym należy pamiętać? Jakie są etapy, rodzaje i formy onboardingu? Czy onboarding to dobre rozwiązanie tylko dla dużych firm z wysokim poziomem rotacji Pracowników, czy może także dla MŚP? Jak przeszkolić pracownika i przekazać mu niezbędną wiedzę, minimalizując koszty i dbając o sprawną organizację pracy? Co zrobić, aby został w Twojej firmie po zakończeniu okresu próbnego? Sprawdźcie poniżej kompletny poradnik o onboardingu od ekspertów GroMar.

Co to jest onboarding?

Onboarding to proces polegający na wdrożeniu, adaptacji i aklimatyzacji nowego pracownika w nowym środowisku pracy. Pracodawca powinien w pierwszych dniach wspierać go i “prowadzić za rękę”. Onboarding ma na celu przede wszystkim lepszą integrację i pierwsze więzi nowego pracownika z organizacją.

Czego nie może zabraknąć w onboardingu?

Nowego pracownika należy w ramach onboardingu zapoznać z panującą w firmie strukturą i kulturą pracy. Zapewnić mu komfortowe warunki pracy, dobrą organizację stanowiska i niezbędne materiały, które pomogą mu lepiej poznać zadania i cele wyznaczone przez organizację. Warto na tym etapie przedstawić zarys strategii organizacji, jej misję i wizję. Do przekazania są firmowe procedury, szczegółowy zakres obowiązków, możliwości rozwoju i awansu oraz instrukcje, dotyczące obsługi sprzętu firmowego i wszelkich maszyn.

Co jest ważne w onboardingu?

W procesie onboardingu ważne jest oswajanie nowo przyjętej do firmy osoby z otoczeniem, a także umożliwienie jej nawiązywania kontaktów z innymi pracownikami w przyjaznej atmosferze i zintegrowanie się z zespołem. Dzięki temu, jeśli weźmiemy pod uwagę jego uczucia i potrzeby, nowy, zadowolony pracownik efektywnie wykonuje swoje obowiązki już od samego początku. 

Kto odpowiada za onboarding w firmie?

Najczęściej, szczególnie w dużych organizacjach, za onboarding odpowiada dział HR. To specjalista HR prezentuje strukturę, wartości i kwestie socjalne w firmie. W mniejszych strukturach onboarding przeprowadza przełożony lub specjalista z danego zespołu projektowego, który przekazuje wiedzę o narzędziach i zadaniach nowego pracownika.

3 formy onboardingu

Najczęściej stosuje się trzy formy onboardingu:

Learning by doing

Nauka poprzez praktykę i realizowania przydzielonych obowiązków pod nadzorem opiekuna: przełożonego lub innej osoby z zespołu. Ta forma jest skuteczna, ale pomija komfort psychiczny i wewnętrzny niepokój nowo zatrudnionych. Ci boją się pytać, ponieważ wychodzą z założenia, że każde pytanie obnaża ich niewiedzę. Brak tu schematów działania i mierzalności wyników. Późniejsza niewiedza pracownika może być jego winą, ale jednocześnie może wynikać z zaniechań szkoleniowych opiekuna.

Szkolenie stacjonarne

Pakiet informacji o strukturze, organizacji i stanowisku pracy, przekazanych przez doświadczonego pracownika lub trenera. Przyjmuje formy pogadanki, wykładów, czy prezentacji. Cykl standardowych szkoleń onboardingowych trudno dostosować pod pracowników. Jedni wiedzę przyswajają szybciej, inni wolniej, dlatego schematyczność może okazać się mało efektywna. Mankamentem jest również fakt, że za każdym razem pracownik z większym stażem musi poświęcić czas, aby przeprowadzić szkolenie. Bardzo często kosztem swoich obowiązków.

Onboarding w formie e-learningu online

To najbardziej innowacyjna forma onboardingu online zarówno dla MŚP, jak i dla dużych korporacji. Decydując się na wybór platformy LMS dla firmy, warto wybrać tę z modułem onboardingowym (jeśli nie wiesz, co to platforma LMS, sprawdź tutaj). Taki moduł jest dostępny na platformie Learnway. Jakie są zalety i korzyści takiego rozwiązania?

• Firma i pracownik ma nieograniczony dostęp do szkolenia w panelu użytkownika.
• Nowo zatrudniony może indywidualnie uczyć się w swoim tempie i wracać do wybranych zagadnień w każdej chwili, a nie ponownie pytać trenera. 
• Szkoleniowiec poświęca czas jednorazowo, aby przekazać i zarejestrować swoją wiedzę, a nie przy każdym osobno, przez co oszczędzamy jego czas pracy i nasze pieniądze.
• Każdy nowy pracownik zdobywa dokładnie tę samą wiedzę, nad czym mamy pełną kontrolę. Opiekunowie i przełożeni łatwo mogą sprawdzić poziom zaangażowania i znajomości obowiązkowych materiałów szkoleniowych.
• Lepsza organizacja procesu onboardingu i automatyzacja to konkretne oszczędności. 
• HR’owiec jest odciążony z powtarzalnych czynności – system automatycznie zapisuje nowego pracownika na niezbędne szkolenia (np. BHP).

Statystyki o onboardingu

• 17% kandydatów uważa, że pierwszy dzień pracy nie przygotował ich do nowych zadań
• 24% kandydatów deklaruje, że pierwszego dnia pracy mogło liczyć tylko na siebie
• 33% menedżerów wyższego szczebla ocenia swój onboarding jako słaby
• 50% pracowników odchodzi z firmy w trakcie pierwszych 4 miesięcy pracy
• 50% lepsza produktywność pracowników w organizacjach z mądrze przeprowadzonym onboardingiem
• 54% pracodawców z dobrym onboardingiem cieszy się wyższym zaangażowaniem pracowników
• 60% pracowników łączy swoje wyniki z pierwszego roku pracy z onboardingiem
• 69% pracowników chce zostać w firmie na minimum 3 lata, jeśli doświadczyli dobrego i kompletnego programu onboardingowego
• 76% polskich firm deklaruje, że w jakimś stopniu wykorzystuje onboarding
• 213% pensji pracownika kosztuje zrekrutowanie jego następcy

	Firmy z onboardingiem	Firmy bez onboardingu
% pracowników pozostających w firmie	91	30
% pracowników zatrudnionych w ciągu ostatnich 12 miesięcy, którzy zrealizowali swoje pierwsze pierwsze cele w założonym czasie	62	30
Roczny % wzrostu poziomu zadowolenia menedżera ds. rekrutacji	33	3

Dlaczego onboarding jest ważny?

Proces zatrudniania nowego pracownika często jest długotrwały i kosztowny, więc musimy walczyć o utrzymanie pracowników. Onboarding gwarantuje mniejszą liczbę zwolnień.

Dobrze zaplanowany i zorganizowany program onboardingowy ma bardzo duży wpływ na niwelowanie rotacji w Zespole, lepszą atmosferę, większą motywację i zaangażowanie nowo zatrudnionych. 

Dzięki onboardingowi firma zbiera lepsze opinie w sieci w mediach społecznościowych, czy portalach do poszukiwania pracy np. gowork.pl. Pracownik chętniej identyfikuje się z firmą.

Dla jakich firm onboarding jest opłacalny?

W zależności od wybranego oprogramowania onboarding może przynosić korzyści małym, średnim i dużym przedsiębiorstwom. Nie ma znaczenia wielkość firmy, obrót, ani ilość pracowników – właściwie dobrane rozwiązania i oprogramowanie może przynieść wymierne korzyści finansowe każdemu biznesowi. Jeśli chcesz, abyśmy nieodpłatnie przygotowali dla Ciebie wycenę, pomysły i propozycje onboardingu w Twojej firmie, opisz swój przypadek tutaj, a na pewno otrzymasz rzetelną odpowiedź.

Ile trwa onboarding?

Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. Może trwać od miesiąca do nawet pół roku. Proces onboardingu zaczyna się już na etapie rekrutacji od candidate experience. Rekruter jako pierwszy opisuje kandydatowi strukturę organizacyjną i jego zakres obowiązków. Obietnica składana Kandydatowi w procesie rekrutacji jest przez niego weryfikowana od pierwszego dnia pracy. Jej niespełnienie to ryzyko odejścia nowego pracownika.

Badania pokazują, że pełną produktywność pracownik osiąga dopiero po 12, a nawet 24 miesiącach pracy, dlatego warto patrzeć na onboarding długofalowo.

Ważne, aby na kolejnych etapach materiał był dawkowany w odpowiednich pigułkach wiedzy – często przez pierwsze kilka dni pracownik dostaje setki stron do przeczytania, kilkanaście narzędzi do opanowania i zamiast wdrożona, nowa osoba czuje się przytłoczona i zaniepokojona ilością materiału, a także brakiem wsparcia.

4C: cztery etapy onboardingu

Proces adaptacji nowego pracownika dzieli się na 4 etapy, zwane 4C. Każdy etap odnosi się do innej sfery życia i odpowiada za inne kwestie działalności organizacji.

Compliance (Procedury)

To etap administracyjny. Pracownik dostarcza odpowiednią dokumentację do pracodawcy (np. świadectwa pracy, dyplomy), wypełnia dokumenty, podpisuje formularze, a pracodawca umożliwia mu rozpoczęcie pracy, przekazując np. dane do logowanie do niezbędnych w pracy kont internetowych / intranetowych. Na tym etapie warto odpowiednio przygotować miejsce pracy (stanowisko, biurko, komputer) oraz założyć indywidualną skrzynkę e-mail i przekazać wizytówki. Jeśli przygotujemy to z odpowiednim wyprzedzeniem, wzrośnie poczucie wartości nowego pracownika. To obudzi w nim świadomość, że naprawdę ktoś tu na niego czekał.

Clarification (Zadania i cele)

To prezentacja zadań i oczekiwań wobec pracownika. Na tym etapie chodzi o to, by zarówno pracownik, pracodawca, jak i zespół, do którego dołączyła osoba zatrudniona, rozumieli cele nowego pracownika w ten sam sposób.

Culture (Kultura)

To kultura organizacji, wskazująca, jak pracować w firmie, aby osiągnąć wyznaczone cele.

Connection (Relacje)

To element adaptacji pracownika, wiążący się z integracją z zespołem i poczuciem misji firmy. Te elementy sprawiają, że nowo zatrudniony pracownik identyfikuje się z firmą i czuje się w środowisku tak dobrze, że chętnie do niego wraca.

Poziomy onboardingu

Każda firma ma swoje indywidualne procedury onboardingowe. Specyfika i kultura organizacja danego biznesu i branży określa ich stopień formalizacji, czy szczegółowości. Pośród nich możemy jednak wyróżnić 3 standardowe poziomy onboardingu:

1. Onboarding pasywny – zapewnienie odpowiednich procedur bez względu na zadania i cele, kulturę organizacji i relacje w zespole.
2. High Potential Onboarding – skupienie uwagi na procedura, zadaniach i celach, minimalizując rolę relacji i kultury. 
3. Onboarding proaktywny – format, wykorzystujący wszystkie punkty 4C, najrzadziej stosowany, a najbardziej skuteczny.

Najczęściej popełniane błędy w onboardingu

Wszystko na raz bez przygotowania

Bez planu, strategii, a najlepiej bez użycia odpowiednich narzędzi chcemy “wrzucić” nowemu pracownikowi setki stron materiału, prezentacji, plików PDF i instrukcji, przez które po prostu nie da się przebrnąć. Najlepiej do przeczytania na wczoraj. To się nie uda. On nic z tego nie zapamięta, a do tego zniechęci się do pozyskiwania jakiejkolwiek wiedzy.

Brak wsparcia kadry zarządzającej lub zarządu

Niezależnie od tego, jak dobrze materiały onboardingowe przygotuje dział HR, zdadzą się na nic, jeśli nie będą stosować ich przełożeni nowo zatrudnionych. Albo co gorsza, sam prezes firmy, nie będzie przekonany, co do takiego rozwiązania – wtedy projekt ma nikłe szanse. Bardzo przydatna przy takich procesach jest sprawna komunikacja wewnętrzna. Warto, aby takie zmiany zapowiedział zarząd. Jeśli potrzebujesz “dodatkowych materiałów dla Prezesa”, opisz tutaj, co może Ci się przydać dla decydentów w Twojej firmie. Chętnie pomożemy Ci ich przekonać, bo wiemy, że dobrze wdrożony onboarding naprawdę ma sens i się opłaca.

Źle przygotowany content lub narzędzia

Słaby UX narzędzia, niedostosowane do grupy odbiorców treści i ich formy, błędy techniczne, nudne, nieinternaktywne materiały – to wszystko może negatywnie wpłynąć na odbiór onboardingu wśród pracowników. Jeśli wybierasz dostawcę onboardingu online, zapytaj o jego poziom SLA (Service Level Agreement) oraz poproś o przykładowe dema takich szkoleń.

Brak feedbacku

Jeśli po wdrożeniu onboardingu nie zbierasz feedbacku, lub zbierasz (albo Twoja platforma e-learningowa zbiera to sama za Ciebie), ale nie analizujesz pozyskanych z organizacji danych i sugestii  i nie wyciągasz wniosków, nigdy tak naprawdę nie spojrzysz na swoją firmę z perspektywy pracownika. Ten punkt widzenia jest niezbędny, aby rozwijać biznes i proponować zatrudnionym odpowiednie treści.

Formaty treści wykorzystywane w onboardingu

• Do czytania: artykuły, raporty, szkice, notatki, FAQ, Q&A, e-booki, case study
• Do oglądania: zdjęcia, filmy instruktażowe, explainer videos, grafiki, infografiki, komiksy, zrzuty ekranu, mapy myśli, dzielenie ekranu
• Do słuchania: podcasty
• Do klikania: interaktywny content w postaci testów i quizów online

Skuteczny onboarding krok po kroku

1. Zaplanuj program onboardingowy
2. Stwórz checklistę onboardingową
3. Wyślij maila z informacją o przyjściu nowej osoby
4. Przygotuj odpowiednie stanowisko pracy, biurko, sprzęt, dostęp do oprogramowania, kartę wejściową
5. Przygotuj dokumenty
6. Przygotuj welcome pack / zestaw powitalny dla nowego pracownika
7. Skontaktuj się z pracownikiem przed pierwszym dniem
8. Wyznacz opiekuna wdrożenia nowego pracownika
9. Wyślij nowemu  pracownikowi maila z agendą pierwszych dni
10. Oprowadź po biurze i przedstaw pracownika innym osobom w firmie
11. Zaproponuj pracownikowi spotkania 1:1 z najważniejszymi osobami w firmie
12. Podaruj voucher na lunch lub do kawiarni dla nowego pracownika i jego opiekuna
13. Zbierz feedback i wyciągnij wnioski
14. Przeprowadź ewaluację

Grywalizacja w onboardingu

Gry mają moc. Warto to wykorzystać przy wprowadzaniu pracownika do nowej roli za pomocą gier online, zdobywania punktów, czy kolejnych poziomów zaawansowania (leveli). Gry szkoleniowe, a  zwłaszcza ultranowoczesne serious games sprawdzą się w procesie onboardingu pokolenia Z, które szybko się rozprasza i oczekuje dynamicznego, atrakcyjnego contentu. Rozwiązania szkoleniowe oparte na gamifikacji na pewno ich zainteresują. Takie narzędzia pomogą im zrozumieć Twój biznes, który od razu uznają za nowoczesny i zorientowany w trendach. Oprócz gier online ciekawym i niekonwencjonalnym rozwiązaniem są onboardingowe gry planszowe lub terenowe.

Skuteczny onboarding w Twojej firmie

Możemy pomóc Ci we wdrożeniu onboardingu w Twojej firmie – napisz do nas tutaj, a na pewno otrzymasz odpowiedź i pakiet rozwiązań. Możemy dostarczyć Ci wygodną platformę e-learningową LearnWay, na której udostępnisz pracownikom niezbędne materiały szkoleniowe. Potrzebujesz atrakcyjnego, innowacyjnego contentu edukacyjnego? Stworzymy dla Ciebie dedykowane szkolenia online lub inne projekty multimedialne, w oparciu o grywalizację, wirtualną rzeczywistość i inne nowoczesne technologie.