Onboarding online – 6 największych wyzwań

54% firm deklaruje większe zaangażowanie pracowników po wprowadzeniu programów onboardingowych do swoich strategii HR. Jednak 36% organizacji nadal nie ma odpowiednich narzędzi ani technologii, by przeprowadzić i zautomatyzować onboarding online. A to tylko jedna z przeszkód, które trzeba pokonać, by przygotować proces wdrożenia nowego pracownika w modelu zdalnym lub hybrydowym. Sprawdź 6 największych wyzwań i prowadź skuteczny onboarding online w swojej organizacji!

6 największych wyzwań onboardingu online

Onboarding nowego pracownika to jeden z etapów employee journey map i proces, przez który powinna przejść każda nowa osoba w organizacji. Poczynając od rekrutacji, finalnego zatrudnienia, aż do pełnego przejęcia swojej nowej roli zawodowej. Jednak home office, praca zdalna i praca hybrydowa spowodowały wiele zmian we wdrożeniu nowych pracowników. Oto 6 największych wyzwań onboardingu online:

Poczucie izolacji i brak więzi ze współpracownikami

Efektywny onboarding online ma na celu sprawić, aby nowy pracownik poczuł się mile widziany i doceniony już od pierwszego dnia. Interakcje międzyludzkie i towarzystwo współpracowników odgrywają kluczową rolę w zapewnieniu pozytywnej i komfortowej atmosfery pracy oraz pomagają w budowaniu więzi i relacji. Praca zdalna może natomiast wzmagać poczucie izolacji i osamotnienia, a sama komunikacja wewnętrzna jest bardziej skomplikowana niż w biurowej rzeczywistości. Jak temu zaradzić? W tym celu warto przypisać nowo zatrudnionemu kogoś w roli „mentora”, czyli pracownika, który będzie go wspierać przez pierwsze tygodnie pracy, rozwieje wątpliwości, odpowie na pytania, wyjaśni co i jak, a przede wszystkim pomoże przejść przez cały proces wdrożenia nowego pracownika online.

Dostęp do wiedzy i niezbędnych narzędzi

Onboarding „on-site”, prowadzony bezpośrednio w siedzibie firmy wydaje się całkiem prosty. Nowy pracownik przychodzi pierwszego dnia do biura, ma już przygotowane stanowisko pracy, otrzymuje dostęp do maila i wszystkich niezbędnych narzędzi oraz dokumentów i procedur, z którymi musi się zapoznać. Ale co jeśli to dom jest jednocześnie biurem dla nowego pracownika? Jak w takiej sytuacji zapewnić mu sprawny start i adaptację w nowym środowisku pracy? Warto opracować cały plan wdrożenia nowego pracownika dużo wcześniej i wykorzystać czas pomiędzy przyjęciem oferty, a pierwszym dniem zatrudnienia. Najlepiej, aby wszystkie potrzebne narzędzia pracy były dostępne już od tego momentu. W tym celu warto z wyprzedzeniem wysłać np. służbowy laptop czy telefon, ale także przekazać dostęp do firmowej bazy wiedzy. Dzięki temu nowa osoba będzie mogła we własnym tempie zapoznać się z najważniejszymi informacjami o firmie, lepiej poznać jej wartości i cele, a także osoby, z którymi będzie współpracować. A sam onboarding online przebiegnie dużo efektywniej.

Personalizacja, ale nie kosztem zrównoważonego rozwoju online

Każdy nowy pracownik wnosi coś wyjątkowego do organizacji. Każdy ma inne potrzeby. I chociaż trzeba pamiętać o personalizacji i indywidualnym podejściu, tylko spójny onboarding online pomoże jak najlepiej wykorzystać potencjał nowych osób. Dlatego jeszcze zanim zdecydujemy się na to, których kandydatów zatrudnić, trzeba opracować szczegółowy plan wprowadzenia ich w życie organizacji. Dzięki temu, wydajność pracownika może wzrosnąć do 70%, a poziom retencji nawet do 82%. Onboarding online powinien być zaplanowany w perspektywie długoterminowej i spełniać potrzeby wszystkich nowych pracowników. Być dopasowany do ogółu, nie tylko konkretnej jednostki. Pomocnym rozwiązaniem będzie przeprowadzenie ankiet lub quizów na koniec każdej onboardingowej sesji. To pomoże poznać odczucia nowego pracownika, jego potrzeby i dowiedzieć się czy potrzebuje on dodatkowego wsparcia. W ten sposób, jesteśmy w stanie wychwycić, które elementy procesu działają, a które wymagają więcej uwagi lub poprawy. Nie tracąc na jakości jego indywidualnego rozwoju.

Zbyt wiele treści i materiałów online do przyswojenia

Nadmiar nowych informacji i materiałów do zapoznania może przytłoczyć nawet największego pasjonata głodnego wiedzy. Onboarding online wymaga zachowania umiaru i równowagi w dostarczaniu treści dla nowego pracownika. Zwłaszcza w pracy zdalnej, zbyt dużo szczegółów i skomplikowanych instrukcji może sprawiać trudności w osiągnięciu założonych celów. Dobrze podzielić wiedzę na mniejsze kawałki i opracować plan, w którym krok po kroku ustalimy poszczególne treści do przekazania nowej osobie. W pierwszych dniach, warto skupić się na podstawach i tym, co najważniejsze: polityka firmy, regulaminy, zapoznanie z ofertą realizowanych produktów i usług. Techniczne drobiazgi, związane z codziennymi obowiązkami, zachowajmy na później, gdy nadejdzie czas na właściwą pracę.

Utrudniona komunikacja wewnętrzna

Gdy większość zespołu pracuje zdalnie, komunikacja asynchroniczna oparta na mailach, wiadomościach, komentarzach i wszelkiego rodzaju powiadomieniach staje się standardem. To wszystko świetnie zadziała tylko, jeśli pracownicy są świadomi tego, co mają dostarczyć, wiedzą jakie efekty dostarczyć i przestrzegają terminów dla projektu. Praca zdalna czy w zespole o rozproszonej strukturze nie powinna sprawiać, że cały czas musimy być dostępni tylko dlatego, że pracujemy z domu. O ile obecni pracownicy są zaznajomieni ze standardami komunikacji, obowiązujące zasady muszą być tak samo jasne i czytelne dla nowych członków zespołu. Onboarding online powinien uwzględniać informacje o tym, czy np. akceptowane są rozmowy na prywatne numery telefonów pracowników albo jak długi jest orientacyjny czas odpowiedzi na komunikatorach typu Slack, wiadomości email czy komentarze w Asanie lub Trello. Wyjaśnienie zwyczajów i nawyków w komunikacji w czasie onboardingu online sprawia, że komunikacja asynchroniczna nie doprowadzi do załamania komunikacji i pozwoli wyeliminować potencjalne trudności już na starcie.    

Brak kontynuacji wdrożenia i płynnego przejścia do procesu szkoleniowego

Nawet najlepiej opracowany i przeprowadzony onboarding online nie zagwarantuje oczekiwanych efektów, jeśli nie będzie kontynuowany w kolejnych etapach procesu szkoleniowego. Dlatego aby płynnie przejść onboarding online i następnie zacząć szkolenia dla pracowników, niezbędnym narzędziem będzie Platforma e-learningowa, np. LMS LearnWay. To skuteczne narzędzie, które umożliwia umieszczenie i dostarczenie pracownikom niezbędnej wiedzy na każdym etapie procesu uczenia się w organizacji. Ciekawym pomysłem będzie wprowadzenie do w programu onboardingu online sesji microlearning. Będą świetną „zajawką”, która podpowie i wskaże pracownikowi w jak będzie wyglądać proces rozwoju w przyszłości.

Onboarding online na Platformie LMS LearnWay

Potrzebujesz więcej informacji i eksperckiej wiedzy o tym jak przeprowadzić onboarding online? Sprawdź nasz kompletny poradnik o wdrażaniu pracowników!

Szukasz skutecznego narzędzia, które umożliwi nie tylko wdrożenia nowego pracownika, ale także dalszy rozwój w organizacji? Napisz do nas by uzyskać bezpłatny dostęp do demo Platformy LMS LearnWay oraz konsultację ekspertów GroMar!