Praca zdalna i home office: kompletny poradnik

Praca zdalna nie jest dla każdego i dla każdej branży. Nie sposób wyobrazić sobie home office w wypadku zakładów produkcyjnych, czy logistyki. Jednak w wypadku np. programistów, czy marketerów, przy doborze odpowiednich narzędzi i wypracowaniu kluczowych procedur efektywność pracy Twojego Zespołu na home office może być nawet wyższa, niż podczas standardowej pracy na co dzień w siedzibie firmy. Szacuje się, że już blisko 4 000 000 Polaków to pracownicy zdalni. Jak zorganizować pracę zdalną? Jak pracować w domu? Eksperci GroMar przygotowali kompleksowy poradnik na temat dobrej organizacji pracy w home office.

_

Zalety pracy zdalnej

Dodatkowy benefit dla Pracowników

Możliwość wykorzystania home office może pomóc w przyciągnięciu i utrzymaniu Pracownika w firmie. Przydatne szczególnie w branży IT.

Dostęp do specjalistów z całego świata

Nie ogranicza Cię lokalizacja w werbowaniu ekspertów do Twojej firmy. 

Mniej L4

Pracownicy dzięki pracy zdalnej i optymalnym, elastycznym godzinom pracy rzadziej proszą o zwolnienia i “dni na żądanie”. Łatwiej mogą także zgłosić online np. wizytę u lekarza lub godzinną nieobecność w ciągu dnia przy komputerze.

Łatwiejsze rekrutacje i wdrożenia nowych Pracowników

Dla HR’owców i rekruterów rekrutacje online są o wiele wygodniejsze. Do tego dobrze przygotowany onboarding na platformie szkoleń online (LMS) zapewnia maksymalną kontrolę i ustandaryzowanie wiedzy, zdobywanej przez kursantów.

Lepsza koncentracja

Praca w odosobnieniu jest gwarantem wyższego poziomu koncentracji na zadaniu i większej produktywności. Nie rozpraszają nas współpracownicy, spotkania, wiadomości, czy rozmowy.

Brak dojazdów do pracy to oszczędność czasu i pieniędzy

Nie stoimy w korkach (to zwykle nawet 300 – 400 godzin rocznie, spędzone na dojazdach do pracy), lepiej się odżywiamy i wysypiamy (nie jemy “w biegu”, nie kupujemy śmieciowego jedzenia w drodze do pracy).

_

Jak zorganizować pracę zdalną?

Sprawna komunikacja wewnętrzna: telekonferencje

Zaplanuj i organizuj spotkania online dla Twoich Pracowników. Zadbaj o to, aby każdy dział i zespół projektowy oraz ich szefowie na bieżąco omawiali realizowane zadania i planowali dalsze prace. W wybranych narzędziach w czasie takich spotkań możesz wykorzystać m.in. white board (Twoja interaktywna tablica zastąpi biurowego flipcharta), screen sharing (udostępnianie ekranu, przydatne podczas szkoleń i webinarów edukacyjnych) oraz czat dla wszystkich uczestników. Nagrania z udostępnianego ekranu możesz magazynować na przyszłość w formie screencastów w bazie wiedzy na platformie LMS. 

Planowanie i delegowanie zadań

Obawiasz się, że nie upilnujesz Pracowników na home office? Boisz się, że z domu nie zrealizują celów Waszej firmy? Wykorzystaj narzędzia online do zarządzania projektami, delegowania i weryfikowania realizacji zadań (np. Asana, ClickUp). W kilka kliknięć zobaczysz, na jakim etapie są ich taski oraz jakie są ich priorytety. Przypisane do konkretnych osób zadania mogą być grupowane w kategorie (np. “Klient x” lub “Projekt y”). Można nadawać im także statusy, opisujące poziom realizacji (np. idea, draft, feedback, poprawki, akceptacja). Do zadań możesz dodać różne materiały, np. pliki PDF, czy XLS. Planuj każdy dzień i tydzień pracy, aby wykorzystać je maksymalnie efektywnie. Jeśli preferujesz zasadę ograniczonego zaufania, mierz czas realizacji wybranych zadań np. przy użyciu Clockify.

Praca w “chmurze”

Praca zdalna wymaga od nas posiadania bazy danych i wiedzy: dysków zewnętrznych w “chmurze”, na którym zapisywane są najważniejsze pliki, aplikacje i archiwum zrealizowanych projektów. Chodzi m.in. o harmonogramy działań, prezentacje, umowy, komunikaty i standardy wewnętrzne. Wiele platform LMS, w tym LearnWay, zapewnia chronioną “chmurę” na Twoje pliki firmowe.

Wysoka kultura korporacyjna

Przed wdrożeniem systemu pracy zdalnej zdefiniuj wartości, misję i wizję Twojej firmy. Doprecyzuj, jak mają być realizowane przez Twoich Pracowników. Jak rozmawiać z Klientami? Jakie są zasady i kultura rozmów między Pracownikami? Jak mówić o produktach? Odpowiedzi na te pytania zgromadź w firmowej bazie wiedzy. Do tego stwórz w edytorze szkoleń LearnWay Editor lub zamów gotowe pigułki wiedzy, dotyczące standardów zachowań w Twojej firmie.

Regularna komunikacja z Klientami

Informuj Klientów od początku, w jakiej formule działa Twój biznes. Już od pierwszego spotkania roboczego zorganizuj wspólny webinar ze wszystkimi osobami, zaangażowanymi w projekt, aby omówić potrzeby Klienta i możliwe rozwiązania. W ramach podsumowania kolejnych etapów prac twórz odpowiednie maile lub prezentacje dla Klienta, aby ten czuł się pełnoprawnym uczestnikiem projektu. Poinstruuj swoich Pracowników, aby oddzwaniali na czas, odpowiadali na maile, zapytania oraz wiadomości i komentarze w social mediach 

Synchronizacja godzin pracy

Dobrze, aby kilka godzin dziennie było wspólne dla wszystkich działów lub ich reprezentantów, aby znaleźć czas na omówienie bieżących problemów i projektów na żywo.

Wirtualna chill strefa

Wiadomo, że najlepsze dyskusje w firmie odbywają się w… kuchni lub palarni. W wypadku pracy zdalnej będzie Ci potrzebny alternatywny pokój online jako hyde park do luźnych rozmów na każdy temat. Taką funkcjonalność oferuje np. Slack. Warto do tego wykorzystać także Workplace by Facebook.

Feedback

Nie zapominaj o zbieraniu feedbacku od Twoich Pracowników i przekazywaniu im Twoich opinii na temat ich pracy. Pomogą Ci w tym ankiety 180 i 360 w panelu platformy LMS LearnWay. Ta funkcja sprawdziła się m.in. w firmie OCHNIK.

_

Obalamy mity pracy zdalnej

Nie mogę sprawdzić, czy mój Zespół pracuje 

Po pierwsze, już podczas rekrutacji wybierajmy kandydatów, którzy będą “dowozić nam” konkretne efekty i wyniki, realizując je według własnego harmonogramu i z dobrą organizacją pracy. Po drugie, wdrażajmy narzędzia do zarządzania projektami online.

W domu nie da się skupić

Tak, w domu rozpraszających bodźców jest bardzo dużo. Dzieci, proszące o wspólną zabawę, obiad do ugotowania, pranie do wstawienia. Dobra organizacja stanowiska pracy w domu i wydzielenie czasu na pracę i sprawy domowe każdego dnia powinno zwiększyć Twoją efektywność. Jeśli to nie pomoże, pomyśl o pracy z kawiarni, parku, czy przestrzeni co-workingowej.

Dane mojej firmy będą niezabezpieczone

Tak, jeśli nie zadbasz o bezpieczeństwo danych, Twoja firma może mieć poważne problemy. Pamiętaj o szyfrowaniu dysków twardych, wszystkie dostępy zabezpieczaj trudnymi do złamania hasłami lub kodami PIN, najlepiej z podwójną autoryzacją. Zapisuj je w indywidualnym dla każdego Pracownika koncie Google Password Manager.

Duże firmy tego nie robią

Pracę zdalną stosują Microsoft, IBM, Mercedes-Benz, czy Intel. 

Potrzebuję informacji i odpowiedzi tu i teraz

Nie każde pytanie wymaga natychmiastowej odpowiedzi, a niestety często takimi pytaniami odrywamy naszych współpracowników od efektywnej pracy. Większość odpowiedzi może chwilę poczekać na odpowiedniego maila we właściwym czasie. Jeśli jednak naprawdę jest coś pilnego do omówienia, wystarczy prosta wideokonferencja lub telefon.

U nas to nie zadziała

Praca zdalna działa w branży IT, marketingu, konsultingu, HR, ubezpieczeniach, finansach, usługach prawniczych, sektorze państwowym, tłumaczeniach i wielu, wielu innych sektorach. Może jednak się uda?

_

Jak utrzymać work-life balance? Life-hacki dla Pracowników, związane z pracą zdalną

Harmonogram dnia

Podziel dziel na konkretne bloki – “praca”, “sprawy domowe”, “rozrywka”, itd. Nie przerywaj zaplanowanych bloków i skoncentruj się na określonych priorytetach. Od rana zrealizuj najtrudniejsze zadania, a potem zajmij się dodatkowymi tematami. Określ maksymalną dzienną ilość czasu na pracę i zaplanuj przerwy.

Podział “praca – dom”

Jeśli to możliwe, wydziel w domu osobne miejsce (np. biurko) lub pomieszczenie, które będzie Twoją strefą pracy. Tam nie będą mieli do Ciebie dostępu inni domownicy. Opowiedz o tym miejscu swoim dzieciom. Być może dobrym rozwiązaniem jest także posiadanie osobnego komputera lub laptopa do pracy i do użytku prywatnego. Podział “praca – dom” możesz podkreślić innym strojem – bardziej formalnym w czasie pracy, a luźniejszym w czasie relaksu.

Dzieci w home office

Wytłumacz maluchom, że w danym okresie czasu jesteś w pracy i nie możesz poświęcić im całej swojej uwagi. Zaproponuj im ciche i angażujące zabawy, a jeśli są już w szkole podstawowej, zaangażuj je w rozwiązywanie łamigłówek i zadań z platformy MEN, epodreczniki.pl.

Izolacja

Jeśli masz już dość samotności, wybierz do pracy przestrzeń coworkingową lub kawiarnię. 

Rozpraszacze

Bądź na bieżąco z domowymi obowiązkami i unikaj bałaganu. Wykorzystaj aplikacje, blokujące dostęp do mediów społecznościowych na czas pracy, jeśli nie są Ci niezbędne do działań social sellingowych. Wycisz telefon prywatny.

Jeśli chciałbyś sprawdzić nasze narzędzia do pracy zdalnej, Centrum oraz LMS LearnWay, napisz do nas poprzez poniższy formularz kontaktowy, a otrzymasz dostęp do demo.