Zarządzanie projektem e-learningowym. Jak robić to efektywnie?

Project management wymaga sporej dozy elastyczności i dostosowania do warunków nowej rzeczywistości, w której liczą się: różnorodność kompetencji pracowników, przekraczanie granic i wychodzenie poza strefę komfortu oraz uczenie się na błędach. Aby z sukcesem realizować projekty e-learningowe potrzebny jest skuteczny lider, który stawia na efekty i prowadzi zespół do celu. W jaki sposób? Co jest najważniejsze w zarządzaniu projektem e-learningowym? Jak wygląda praca Managera Projektów IT? O tym, jak skutecznie zaplanować i zrealizować projekt e-learningowy rozmawiamy z Magdą Iwańską-Galanciak.

Na czym polega Twoja codzienna praca? Co należy do Twoich ulubionych aspektów zawodu, a co jest w nim najtrudniejsze?

W GroMar pracuję na stanowisku Managera Projektów IT. Na początku, jako kierownik projektu odpowiadałam za utrzymanie i rozwój największego przedsięwzięcia w historii GroMar, czyli Zintegrowanej Platformy Edukacyjnej dla Ministerstwa Edukacji i Nauki. Obecnie zajmuję się kolejnym dużym projektem, tym razem dla klienta spoza sektora publicznego. Lubię wszelkie zadania,  związane z planowaniem i organizacją projektów. Tworzenie harmonogramu i konkretnego planu działania, który następnie zespół realizuje krok po kroku jest kluczowe, aby z sukcesem zakończyć projekt.

Praca Managera Projektów IT jest pełna wyzwań i to właśnie one najbardziej napędzają do działania. Brak monotonii i rutyny dodaje energii oraz motywacji do działania. W GroMar tych wyzwań nie brakuje, a nic nie sprawia większej satysfakcji niż stawianie im czoła. Dynamika codzienności i kolejne wyzwania motywują do pracy, ale jest też druga strona medalu.

Każdy projekt wymaga stworzenia specjalnej dokumentacji projektowej, stworzenia harmonogramu, zakresu projektu i budżetu. Project Manager odpowiada za wszystkie te elementy, więc trzeba być bardzo dokładnym i skrupulatnym. Dlatego tak ważne w tym zawodzie jest to, aby umiejętnie poruszać się między różnymi obszarami i zadaniami,  sprawnie korzystać z danych cech i kompetencji, wtedy, gdy są najbardziej potrzebne.

Na barkach Project Managera spoczywa ogromna odpowiedzialność i jest to wymagająca praca pełna wyzwań. Jak zatem efektywnie zarządzać projektem e-learningowym?

W GroMar stawiamy na elastyczność. Firmy często nie radzą sobie z organizacją projektów o dużej skali, np. takich dla kilku tysięcy użytkowników. GroMar jest po to, aby im w tym pomóc. Wspieramy klienta na każdy etapie projektu, prowadzimy go przez cały proces i zapewniamy doradztwo naszych ekspertów. Wsłuchujemy się w potrzeby naszych klientów, jesteśmy empatycznymi i uważnymi słuchaczami, nie boimy się podejmować odważnych decyzji.

Mamy szerokie doświadczenie we współpracy z klientami z różnych sektorów: od biznesu i korporacji, po instytucje publiczne, a nawet Ministerstwo Edukacji i Nauki. Często zdarza się, że klienci mają nie tylko rozbieżne oczekiwania, ale nawet wzajemnie wykluczające się, a priorytety sobie przeczą. Z jednej strony klient oczekuje produktu i harmonogramu, zgodnego z umową, a równocześnie podczas wytwarzania oprogramowania pojawiają się nowe potrzeby i konieczność reagowania na nie. W takiej sytuacji mamy do czynienia z przenikaniem się dwóch modeli zarządzania – waterfall oraz agile. Więc pod względem stosowanej metodyki zarządzania również jesteśmy elastyczni. Dostosowujemy się do zmieniających się oczekiwań i priorytetów klienta, reagujemy na bieżąco na jego sugestie, dzięki czemu jesteśmy w stanie dostarczać najefektywniejsze rozwiązania.

Czego obecnie oczekują klienci i co jest dla nich kluczowe w projekcie e-learningowym?

Instytucje publiczne obowiązuje ustawa o dostępności cyfrowej i kładą duży nacisk na dostosowanie projektu zgodnie z normami WCAG. Dostępność cyfrowa dla osób ze szczególnymi potrzebami jest dziś niezmiernie ważna dla klienta. Podczas projektowania naszych platform e-learningowych, również Zintegrowanej Platformy Edukacyjnej, dołożyliśmy wszelkich starań, by WCAG był na najwyższym poziomie. Nasz Zespół UX/UI Design zaprojektował, a Zespół Front-end przystosował wygląd strony tak, by spełniała ona najwyższe standardy i wymogi prawne w tym zakresie.

Klienci korporacyjni również coraz częściej zaczynają dostrzegać potrzebę inkluzywności i tworzenia użytecznych rozwiązań, dostępnych dla wszystkich. Ale dla nich dużo bardziej liczy się kompleksowość i najwyższy poziom realizacji projektu. Sami nie zawsze mają jasno sprecyzowane potrzeby i zdecydowanie oczekują fachowego doradztwa i wsparcia. W czym oczywiście jesteśmy w stanie im pomóc. Dzięki temu, poza dostarczaniem wysokiej jakości rozwiązań e-learningowych, służymy naszą ekspercką wiedzą i spełniamy potrzeby nawet najbardziej wymagających klientów.

Co uważasz za najważniejszy obszar w zarządzaniu projektami, a co jest największym wyzwaniem?

Zdecydowanie najważniejsza jest komunikacja. Zarówno wewnętrzna, jak i z klientem. Podczas zarządzania zespołem zakładasz, że wiedza każdego uczestnika projektu, na każdym jego etapie jest taka sama. Dlatego, jeśli ktoś deklaruje, że wykona zadanie w ciągu 3 dni, oczekujesz, że ma wszystko, czego potrzebuje, żeby to zrobić. Więc, gdy ostatecznie nie zrealizował zadania, bo zabrakło mu wiedzy, wsparcia, narzędzi etc. i nie poinformował wcześniej o tym, to winą jest zła komunikacja. A jej skutki nie tylko wpływają na pracę reszty zespołu, ale również na dalszą realizację projektu.

W GroMar mamy duży zespół wysokiej klasy specjalistów. Zderzenie różnych osobowości, oczekiwań, języków, stylów pracy, przyzwyczajeń zawodowych – to wszystko wymaga wiele pracy, zaangażowania i zrozumienia, ze strony wszystkich uczestników projektu, w tym także osób po stronie klienta.

Wyzwaniem jest także skala samego przedsięwzięcia. Im większy projekt, tym więcej jego odbiorców. Dlatego w przypadku tak ogromnego środowiska jak ZPE i jego wpływu na wielu użytkowników, niezmiernie ważne jest zapewnienie stabilności i wydajności systemu. Musimy sprawić, aby platforma była czytelna i przystępna dla odbiorców, dostosować ją pod kątem UX i UI, ale również pod normy WCAG. Dbamy również o ogólną estetykę platformy i jej spójność. Myślimy perspektywicznie, aby rozwiązanie było funkcjonalne i użyteczne wraz z biegiem czasu i dalszym rozwojem systemu. Ważne jest to, aby kolejne funkcjonalności wciąż podnosiły wartość merytoryczną oraz zachęcały do nauki i korzystania z zasobów tak obficie udostępnianych przez MEiN.

Projekty e-learningowe, takie jak ZPE, wymagają zaangażowania kompetentnych specjalistów. Jak duży zespół uczestniczył w pracach nad tym projektem? O jakim zakresie specjalizacji, kompetencji?

Zespół projektowy składał się z ponad stu osób, zaangażowanych do pracy na różnych etapach projektu. Po stronie klienta był zespół specjalistów o dużej wiedzy merytorycznej, po stronie GroMar zespół odpowiedzialny za utrzymanie infrastruktury. Zaliczamy do niego: Zespół Administratorów Systemów, Zespół Designu UX/UI, Zespół Front-end, Zespół Back-end, Zespół QA, Zespół Aplikacji Mobilnych, Zespół VR oraz Zespół Redaktorów, grafików i Kierownik Projektu.

To szereg wysokiej klasy specjalistów o szerokim i bardzo zróżnicowanym doświadczeniu. Warto podkreślić, że nawet jeśli ktoś dołączy do projektu na jego dalszym etapie, to mimo wszystko potrafi bardzo szybko i sprawnie się wdrożyć. Dodatkowo, tak wszechstronne kompetencje naszego zespołu sprawiają, że możemy uczyć się od siebie, dzielić wiedzą i rozwijać w trakcie realizacji projektu.

Co uważasz za największy sukces w projekcie takim jak ZPE? Co sprawia, że tak różni klienci chętnie podejmują z nami współpracę?

Największym sukcesem tego projektu jest niezaprzeczalna jakość końcowego produktu, gotowego na integrację z dowolnymi systemami. Produktu, w którym przystępność łączy się z profesjonalizmem.

Za sukces GroMar uważam sposób, w jaki przyjęliśmy i wdrożyliśmy do zespołu prawie setkę nowych współpracowników. Było to dla nas spore wyzwanie, ale również niezmierna satysfakcja z pozyskania tak wielu kompetentnych osób, które będą wspierać GroMar w dalszym rozwoju. To właśnie ogromna liczba talentów i specjalistów, którzy podejmują się projektów prawie niemożliwych do wykonania jest naszym największym wyróżnikiem. Ten profesjonalizm widać od pierwszego kontaktu z klientem, który czuje, że jego potrzeby zostaną wysłuchane, co przełoży się na jakość końcową projektu.

Dziękuję za bardzo interesującą i merytoryczną rozmowę!

Rozmawiała: Natalia Merk, Senior Content Marketing Specialist w GroMar

Chcesz stworzyć projekt e-learningowy w swojej firmie? Potrzebujesz zapewnić pracownikom stabilne środowisko do rozwoju kompetencji? Szukasz dedykowanych rozwiązań i wsparcia ekspertów? Skontaktuj się z nami i porozmawiajmy o tym, jakie cyfrowe narzędzia do edukacji możemy zrealizować dla Twojej firmy!