Zarządzanie zmianą. 6 wskazówek, jak robić to dobrze

Współczesne organizacje nieustannie mierzą się ze zmianami w zakresie rozwoju swoich biznesów. Innowacje, nowe technologie i narzędzia, postępująca globalizacja, działania konkurencji czy światowe kryzysy powodują, że firmy muszą cały czas dostosowywać się do środowiska, w którym funkcjonują na co dzień. Niezależnie od tego, z jakimi przemianami ma do czynienia przedsiębiorstwo, niezbędne będzie tu przemyślane zarządzanie zmianą. Jak planować i koordynować change management? Jakie problemy mogą pojawić się podczas wdrażania poważnych, biznesowych zmian? O tym przeczytasz w tym artykule. 

Czym jest zarządzanie zmianą?

Zarządzanie zmianą (ang. change management) to systematyczne podejście związane z planowaniem, wdrażaniem i kontrolowaniem przebiegu zmian w organizacji. Celem takiego zarządzania jest nie tylko zaplanowanie odpowiedniej strategii zmiany, korzystnej z punktu widzenia firmy, ale także pomoc pracownikom w dostosowaniu się do nowych realiów rynkowych, ustaleń, procedur czy kultury organizacyjnej. 

Krótko mówiąc, przemyślana strategia zarządzania zmianą pomaga modyfikować plany i procesy w firmie w obliczu pojawiających się nowych możliwości rozwoju, a także zagrożeń czy nawet globalnych kryzysów. 

Jak powiedział Karol Darwin: “Gatunkiem, który przetrwa, nie jest ani ten najsilniejszy, ani najinteligentniejszy. Przetrwa ten, który najlepiej adaptuje się do zmian”. Cytat ten można z powodzeniem odnieść do sytuacji wszystkich firm na świecie, które w obecnych czasach muszą budować stałą gotowość do radzenia sobie z presją zmian. 

Dlaczego zarządzanie zmianą w organizacji jest ważne? 

Dlaczego firmy muszą się zmieniać? Ponieważ nieustannie zmienia się ich otoczenie biznesowe. Digitalizacja procesów, zagrożenia związane z cyberatakami, wycieki danych, odkrycia naukowe, coraz większy dostęp do technologii immersyjnych, zawirowania geopolityczne, kryzysy finansowe to tylko niektóre czynniki, które powodują, że każda organizacja potrzebuje dziś konkretnego planu zarządzania zmianą. 

W ostatnich latach jednym z największych bodźców w tym zakresie była pandemia Covid-19, która wymusiła potrzebę podjęcia szybkich zmian w firmach, a jednocześnie spowodowała ogromny boom technologiczny. Dodatkowo wiele organizacji musiało przejść na tryb pracy zdalnej i home office, wprowadzić nowe procedury organizacyjne i priorytetowo redukować koszty. Nic zatem dziwnego, że od tego czasu umiejętność skutecznego wdrażania zmian staje się coraz bardziej znaczącą kompetencją przyszłości, która zapewnia sukces organizacji. 

Jakie są jeszcze przykłady sytuacji, w których zarządzanie zmianą będzie niezbędne? Oto najważniejsze z nich: 

• przejęcie i fuzje spółek, 
• zmiany związane ze stylem zarządzania i strategią sprzedaży,
• zmiany struktury i zmiany organizacyjne w firmie, 
• zmiany personalne i zwolnienia grupowe, 
• zmieniające się przepisy prawa, 
• reinżyniering i doskonalenie procesów,
• zmiany dotyczące polityki jakości, 
• transformacja cyfrowa firmy i wdrażanie nowych technologii,
• rebranding firmy, 
• zmieniające się potrzeby konsumentów, 
• utrata pozycji rynkowej, 
• redukcja kosztów, 
• założenia idei Przemysłu 5.0, która opiera się na ekologii, współpracy człowieka ze sztuczną inteligencją i zwiększaniu odporności firm na kryzysy.

Co utrudnia wprowadzenie zmian w organizacji? 

Istnieje kilka czynników, które utrudniają liderom biznesowym pomyślne wprowadzenie zmian w firmie. Znajomość typowych błędów w zarządzaniu zmianą może znacząco wpłynąć na konstruowanie strategii w zakresie change management’u. Oto najważniejsze z nich. 

Brak lidera zmiany 

Chociaż wiele badań podkreśla znaczenia zaangażowania pracowników w firmach, niektórzy koordynatorzy zmian nie upewniają się, czy management wyższego szczebla jest w pełni skoordynowany z procesem ich wdrażania. Bez 100-procentowego poparcia liderów w organizacji, większość modyfikacji w firmie z góry skazana będzie na niepowodzenie. Jeśli zajmujesz stanowisko project managera odpowiedzialnego za zarządzanie zmianą w firmie, zadbaj o odpowiednie wzmocnienie przekazów “z góry”, aby cały proces przebiegał tak płynnie, jak tylko to możliwe. 

Brak strategii 

Nie ulega wątpliwości, że strategia zarządzania zmianą to ważne narzędzie w rękach każdego managera zmian. Jej brak spowoduje jedynie niepotrzebny chaos i szereg innych problemów, tj. wewnętrzne konflikty, opóźnienia, źle realizowane zadania, a przede wszystkim niski poziom motywacji do pracy wśród zespołów. Aby zapobiec takim skutkom, należy zaplanować wszystkie działania z odpowiednim wyprzedzeniem, aby skierować zmianę na odpowiedni tor. 

Niewystarczająca lub nieskuteczna komunikacja w organizacji

Najlepsi specjaliści od wdrażania nowych strategii i procedur dobrze wiedzą, jak ważna jest komunikacja zmiany w organizacji, która uwzględni interesy nie tylko samej firmy, ale i jej pracowników. Przejrzyste i nieskomplikowane komunikowanie nowych ustaleń jest niezbędne, aby zespoły zrozumiały ideę wprowadzanych “nowości”.

Brak koncentracji na potrzebach pracowników 

Najbardziej druzgocącymi błędami w zarządzaniu zmianą jest zaniedbanie znaczenia zasobów ludzkich. Wiele organizacji poświęca tak dużo czasu i energii na planowanie samej zmiany, że zapomina o ludziach, na których wpłynie ona bezpośrednio. Nawet najbardziej szczegółowa strategia może zawieść, jeśli jej twórcy niewystarczająco zaopiekują się pracownikami. 

Pracownicy często koncentrują się na wysiłku, jaki będą musieli podjąć, by nauczyć się nowych procedur w realizacji projektów. Zmiany w wymaganiach w zakresie kompetencji powodują także obawy związane z tym, czy  w ogóle będą w stanie utrzymać pracę. Koncentracja na potrzebach zespołów na pewno się opłaci podczas wprowadzania zmian organizacyjnych w firmie.

Niewystarczające szkolenia i wdrożenia zmian 

Niezależnie od tego, czy planujesz wprowadzić do firmy kulturę włączającą, czy dodajesz nowe narzędzia do całego wachlarza technologii, którym już dysponujesz, nie możesz zapominać o szkoleniach dla pracowników. Zarówno sam brak kursów stacjonarnych i online, jak i niedostosowanie ich do aktualnych trendów w e-learningu, mogą sprawić, że spotkasz się z ogromnym oporem wśród pracowników, którzy po prostu nie będą dysponować wystarczającym pakietem informacji o zmianach w organizacji. 

Jak skutecznie zarządzać zmianą w firmie? 

Nie wiesz, jakie są najlepsze praktyki w zarządzaniu zmianą? Poniżej przedstawiamy sześć najważniejszych wskazówek, które pozwolą ci lepiej zaplanować strategię zmian w firmie. 

Spraw, by pracownicy poczuli potrzebę zmian 

Jako osoba odpowiedzialna za zmiany w organizacji, musisz pokazać swoim zespołom, w jaki sposób nowe ustalenie pomogą im produktywniej wykonywać dotychczasowe obowiązki. Zanim jednak zaczniesz przedstawiać konkretny język korzyści, sprawdź, jaki jest poziom rezyliencji wśród pracowników, czyli ich zdolności do dostosowania się do zmieniających się warunków otoczenia. 

Wytypuj liderów zarządzania zmianą 

Liderzy zmian pomagają motywować zespoły do wszelkich transformacji wewnątrz organizacji. Aby lepiej zarządzać zmianą, wytypuj kilka wyróżniających się osób w Twojej firmie, aby pomogły Ci w komunikowaniu nowych, nadchodzących procesów. Tacy pracownicy mogą w łatwy sposób wpływać na ogólne opinie, dlatego warto szukać ich nie tylko wśród głównej kadry zarządzającej, ale także wśród pracowników średniego szczebla.  

Zaprezentuj oczekiwane efekty 

Wszyscy pracownicy lepiej zrozumieją potrzebę zmian, jeśli przedstawisz im dokładnie, w jakiej sytuacji obecnie znajduje się firma i jaki ma być skutek wprowadzanych zmian. W zarządzaniu zmianą ważny jest cel, dlatego dobrze jak zaprezentujesz oczekiwane efekty oficjalnie oraz będziesz o nich mówić podczas nieformalnych spotkań, wzmacniając komunikację. 

Wdrażaj zmiany w organizacji etapami

Podzielenie wdrażania zmian na etapy pomaga uniknąć przytłoczenia pracowników zbyt dużą ilością nowych informacji naraz. Mniejsze, stopniowo wprowadzane unowocześnienia będą na pewno łatwiejsze do przyswojenia. Możesz zaplanować konkretne fazy przeprowadzania zmian w organizacji, dzieląc cały projekt na etapy przygotowań, ustalania celów, realizacji i ewaluacji. 

Korzystaj z różnorodnych metod szkoleniowych 

Nie wszystkie osoby uczą się w ten sam sposób, dlatego ważne, aby zarządzać zmianą poprzez różne metody szkoleniowe oraz zróżnicowane formaty szkoleń. Jeśli Twoi pracownicy przywykli do szkoleń stacjonarnych, webinarów czy prostych szkoleń SCORM na platformach LMS, zaproponuj im nowe, ciekawsze rozwiązania, które przedstawia ideę zmian i będą łatwe do zaliczenia w formule online. 

Wspieraj swoich pracowników proponując im blended learning i łatwe do zapamiętania zestawy szkoleń, zawierających przykładowo: 

• animacje 2D i 3D, 
• modele 3D,
• filmy instruktażowe, 
• microlearning, który zapewnia wiedzę “on demand”,
• kursy w wirtualnej rzeczywistości, 
• aplikacje edukacyjne wykorzystujące rozszerzoną rzeczywistość,
• rozwiązania edukacyjne oparte o mixed reality. 

Zapytaj pracowników o ich zdanie 

Słuchanie zespołu to idealny sposób na usprawnienie całego procesu zarządzania zmianą w organizacji oraz szybkie reagowanie na opór i najróżniejsze obawy. Pamiętaj, że im bardziej pracownicy czują, że będą częścią jakiegoś przedsięwzięcia, tym większe będzie ich zaangażowanie we wszystko, co ich otacza. Podejmij wysiłek i upewnij się, że zmiany są dobrze rozumiane na każdym szczeblu organizacji. Postaw na aktywny dialog. 

Zarządzanie zmianą — szkolenie dla Twojej firmy 

Przygotowujesz strategię zarządzania zmianą w swojej firmie? Potrzebujesz przedstawić nowe procedury lub wytyczne swoim pracownikom? Już teraz zainwestuj w wygodne dedykowane szkolenia e-learningowe, które dostarczą niezbędną wiedzę zespołom w Twojej organizacji. 

Skontaktuj się z nami i zaplanuj skuteczne szkolenia z wykorzystaniem nowoczesnych projektów multimedialnych lub wirtualnej i rozszerzonej rzeczywistości.