Praca zdalna i przejście z trybu biurowego na całkowity home office to prawdziwe wyzwanie nie tylko dla pracowników czy pracodawców. Także dla każdego lidera HR. Osoby, która ma wspierać i usprawniać procesy w organizacji. A zarządzanie zdalnym zespołem to nowe wyzwanie, które wymaga szczególnego wsparcia z ich strony. Chociaż powrót do biur wydaje się nieunikniony, i tak zakłada 88% firm, praca w zespole rozproszonym może zostać z nami na dłużej. Według danych serwisu LiveCareer Polska, nawet 38% badanych deklaruje chęć pracy zdalnej po zakończeniu pandemii. Jak w takich warunkach zorganizować pracę swojego zespołu? Jak wprowadzić skuteczne zarządzanie zdalnym zespołem do swojej organizacji? Sprawdź nasze wskazówki dla lidera HR!
Ustalenie czasu pracy
Zaletą home office jest to, że dużo łatwiej dostosować godziny pracy do indywidualnych preferencji pracowników. Jedni są bardziej efektywni wczesnym rankiem, inni w porze popołudniowej i wieczornej. Lider HR ma za zadanie pogodzić zarówno ich potrzeby, jak i zarządzanie zdalnym zespołem z wymaganiami dyrektorów i managerów. W pracy zdanej czy hybrydowej warto dać pracownikom elastyczność, ale pod warunkiem, że czas pracy będzie z góry jasno ustalony i monitorowany. Wzajemne zaufanie to podstawa, ale ewidencja czasu pracy jest równie ważna. Wykonywanie obowiązków z domu wcale nie oznacza, że pracownicy mają być dostępni 24/h. W tym celu warto ustalić kilka godzin w ciągu dnia, w których cały zespół będzie do dyspozycji w razie potrzeby. Dzięki temu zespół będzie zawsze w gotowości, a pilne kwestie zostaną sprawnie rozwiązane.
Monitorowanie realizacji zadań
Zorganizowanie pracy osób, które są odpowiedzialne za poszczególne projekty. Nadzorowanie postępów z ich realizacji. Umiejętne przydzielanie kolejnych zadań. W codziennej pracy biurowej to wszystko wydaje się takie łatwe. Ale gdy dopiero zaczynamy zarządzanie zdalnym zespołem, nawet proste sprawy mogą zmienić się w wyzwanie. Aby usprawnić codzienną koordynację zadań świetnym rozwiązaniem będzie wprowadzenie narzędzi wspierających raportowanie pracy i postępów. Aplikacje do zarządzania projektami, np. Trello, Asana czy ClickUp sprawdzą się nie tylko w zespole rozproszonym. Ale te narzędzia warto wzbogacić też o system raportowania rozwoju. W ten sposób zarówno dział HR, jak i przełożony zespołu, zyskują dane m.in. o czasie logowania do systemu, o tym, czy pracownik zapoznał się z konkretnymi materiałami. A w przypadku szkoleń, czy zostało ono zaliczone i z jakim wynikiem. Wszystkie możliwości raportowania istotne dla kadr i rozliczeń są dostępne w narzędziach typu learning management system, np. LMS LearnWay.
Efektywna i regularna komunikacja wewnętrzna
Skuteczne zarządzanie zdalnym zespołem nie będzie możliwe bez regularnej komunikacji. Praca zdalna wzmaga poczucie izolacji i dystans pomiędzy współpracownikami. Ale regularna komunikacja wewnętrzna oraz spotkania online pomogą w utrzymaniu pozytywnych relacji z zespołem. Zamiast cotygodniowych i przedłużających się spotkań, warto zorganizować krótkie spotkania statusowe. Takie 10-minutowe „daily” pozwoli zebrać najważniejsze informacje o tym, kto nad czym pracuje danego dnia. Dzięki temu każdy będzie nie bieżąco poinformowany co się dzieje w firmie i do kogo można się zwrócić w danym temacie.
Kolejna kwestia to narzędzia online i kanały, które sprawią, że komunikacja wewnętrzna będzie komfortowa dla wszystkich pracowników. Niezbędny będzie system do webinarów i konferencji wideo, aby prowadzić spotkania audio-wideo zarówno z pracownikami, jak i z klientami. Przyda się także czat, który zapewni bieżący kontakt i ułatwi szybką reakcje na drobne sprawy.
Feedback i wsparcie
Lider HR pełni rolę osoby wspierającej organizację, jak i poszczególne działy w efektywnym działaniu. Dlatego, aby zadbać o płynny rozwój pracowników, a także o ich wellbeing, potrzebny jest konstruktywny feedback oraz feedforward. Zmiana trybu pracy u wielu pracowników może powodować poczucie osamotnienia i dyskomfortu. Podczas indywidualnych „calli” warto zapytać każdego z osobna o ich odczucia związane z nową sytuacją i to, jak mu się pracuje. Może czegoś potrzebuje? Ma ciekawe pomysły, którymi chce się podzielić? A może napotyka jakieś przeszkody w codziennej pracy? Przeprowadzenie krótkich rozmów na ten temat sprawni, że pracownicy poczują, że mogą liczyć na wsparcie przełożonych i że są dla nich ważni. Dzięki temu będą bardziej zmotywowani, a większe zaangażowanie pracowników wpłynie także na realizację celów biznesowych w organizacji i osiągane wyniki.
Onboarding i team-building
Wdrożenie nowego pracownika do organizacji jest dużo prostsze, jeśli odbywa się bezpośrednio w biurze. Ale nawet zarządzając zespołem zdalnym warto zadbać o dobre pierwsze wrażenia u nowego pracownika i budowanie pozytywnych relacji z zespołem. Onboarding i szkolenia online dla nowej osoby będą dużo prostsze, jeśli wszystkie materiały, dane i informacje będą zebrane w jednym systemie. Co więcej, jeszcze lepiej, jeśli pracownik będzie mógł się zapoznać we własnym tempie. Pomoże w tym platforma e-learningowa, która może stanowić źródło firmowej bazy wiedzy i zbiór podstawowych informacji o kulturze i procesach firmy. Jeśli platforma e-learningowa zostanie wzbogacona o moduł webinarowy, dzięki regularnym spotkaniom online z zespołem budujemy pozytywną więź i wzmacniamy wzajemne relacje. W ten sposób ani onboarding online , ani integracja zespołu nie będzie już wyzwaniem, a stałą praktyką organizacji.
Skuteczne zarządzanie zespołem zdalnym – narzędzia
Szukasz elastycznego narzędzia, aby zarządzanie zespołem zdalnym w Twojej organizacji było łatwe i przede wszystkim skuteczne? Wypróbuj Platformę LMS LearnWay – to w 100% polskie rozwiązanie, które jesteśmy w stanie całkowicie dostosować do Twoich potrzeb i Twoich pracowników. Wypełnij formularz poniżej i skontaktuj się z nami. Otrzymasz dostęp do demo systemu, a nasi eksperci udzielą niezbędnych konsultacji i wskazówek. Dzięki LMS LearnWay zarządzanie zdalnym zespołem będzie nie tylko skuteczne, ale przede wszystkim dużo prostsze, szybsze i wygodniejsze!
